相信每間企業都有慣用的郵件備份機制，但以企業經營的長遠眼光來看，現行許多所謂的郵件備份，都只是先將信件「暫時」保存下來，一旦將時間拉長、或是當資料量增加時，這些方式都存在著無法預期的遺失風險。

以下列舉出幾種常見的郵件保存方式，並點出這些方式的不足之處。

• 郵件封存：此項是企業最常使用的方式之一。當面臨郵件空間不足或是人員離職異動時，管理者通常會將所有郵件、或是一定期間內的郵件打包下來，以封存方式保留在資料夾中，但無可避免的，當封存資料夾一旦因人員職責更動，查不到相對路徑，或是不小心誤刪，辛苦封存的郵件也將隨之而去，需要花費更多精力將這些信件找回，還不一定能成功。
• 加大郵件空間：當企業面臨郵件儲存空間不足時，有預算的企業或許會選擇付費加大空間來保留更多郵件。不過，如果只是加大空間的話，所有信件都還是只保留在本機端，或是郵件伺服器上，一旦伺服器或硬碟、資料夾發生異常，信件也無法妥善保存。
• 條件式的備份：若您目前採用的郵件服務本身就包含備份，管理者則身負確認備份條件的責任，例如是採每時、每日備份，還是當您寄出一封信，系統就能自動備份？或是只鎖定特定內容作郵件備份的條件式備份？例如只備份信件主旨包含成本、機密、薪資等等內容之郵件，其他則排除在備份名單內。無論是上述哪類，管理者都可以用人為方式彈性調整設定，信件不只會因各種條件限制，導致部分無法備份，更可能因為沒有將所有郵件備份而錯失了重要訊息。
• 單台備份機：無論是採取第 1 點的郵件封存、或是加大郵件空間，不少企業都會將所有郵件放於同個位置，舉例來說，雖然微軟提供的 Office365 提供了高達 50 GB 的郵件空間，看似解決了封存與加大的困擾，但這些郵件都還是放於同樣的環境中，不符合分散風險原則，仍需要更完整的郵件備份機制來免除隱憂。

要做就要做最好的備份機制，不然也只是浪費時間徒勞無功

既然都投入了心力做備份，當然就要做到最好，否則花了大把時間保存郵件，最後郵件還是存有遺失風險，相當不符合成本效益原則。理想的的企業郵件與備份機制，應該具備完整性、自動性、異地異機性、人員管理監控特性，讓您即使在沒有多做任何事情下，郵件都能疏而不漏的完整保留。

• 異地異機備份：這是多數企業最容易忽略的一環，因為許多管理者在保存郵件後，會因成本與管理考量，只將郵件備份在同個地方，或是因郵件空間大，而忽略了異地異機備份的重要性。所謂的異地異機備份，就是將所有郵件同時保存於其他地方的其他伺服器上，讓同一個時間內，就有兩個郵件備份環境，此目的是當一地發生故障或是遺失時，還有另外一處可查到資料，也是所謂的「不要將雞蛋全放於同個籃子」道理。
• 完整郵件備份：雖然採條件式備份也是一種管理方式，但若是只保留含特定條件的郵件，還是難保以後要查詢其他郵件時，無法找到相關資料，因此建議企業還是盡可能保留所有商務往來郵件，多一封郵件就為您的企業資產多一份保障。
• 自動性備份：建議郵件備份的時間不要與實際接收的時間相距太遠，若可以的話，採自動化備份為佳，以日商 HDE 所提供的的郵件備份為例，只要設定好，往後您每寄出一封信，就能自動備份，不需要再額外花費時間與人力手動備份，更同時降低人為影響，HDE 也支援企業常使用的 Ｏffice365 與 Gmail。
• 系統化郵件管理：若是只採封存的郵件保存方式，當有調閱信件需求時，就需要重新匯入收件匣，再利用特定關鍵字於茫茫信海中搜尋郵件，相當耗費時間。不過目前許多郵件與備份服務商，都有提供管理監控後台，讓管理者可透過系統化的介面，直接管理企業所有在職與離職員工的郵件，甚至直接利用這些後台，制定郵件安全規則，防止含有隱私資料的信件擅自被轉寄或是複製，降低 IT 人員在郵件管理上的所耗費的時間，使人力有更充分有效的運用。

預防甚於治療，備份的重要性不容小覷

郵件備份的重要性其實很容易被企業忽視，如同網站的資安一樣，現在還是有不少企業都是等到真的發生問題再來處理，但以郵件來說，信件刪除遺失就是真的找不回來，並非是金錢或是時間人力可解決，若是此信件攸關品牌形象、營運機密、商業機密，可能造成的損失更是難以預估。因此如同我們的健康保險、或是汽車保險一樣，每間企業都該做好最完整、且全方位的郵件備份規劃，不僅可以做為法律上保護商業地位的依據，還可以妥善管理員工所發出去的每一封信，避免數位資產流失的風險。

郵件備份做得好，企業資安就少了份煩惱！現在不妨開始檢視企業的備份機制，確認是否含有以上潛在的資安漏洞。

圖片來源：PEXELS/Andri