今天有會要開嗎？今天要開什麼會議？主題是什麼？有哪些參與者？會不會又是一場馬拉松式的會議呢？

工作上無法避免的一定需要參與會議，如何讓會議有效率、不浪費與會者的時間，您可以參考以下的幾個建議。

1.會議前：每場會議都可以套用3W ， who （對象）與 why （為什麼）、 When （何時）。

• Why，為什麼要開會呢? 制定好會議議程，以免到會議最後，什麼都沒有達成。
• Who，確定會議討論項目與與會的每個人員皆有關係，若是為了使所有人員達到資訊同步，只需郵寄會議記錄給大家即可。
• When，最後規劃出大家可以開會的時間，並且控制會議長度，一般通常會設定為1小時或1個半小時。

2.會議中

• 指派一個會議管理者，以防止大家花費太多時間討論不在議程內的事情。
• 確保與會者準時，以防止浪費大家時間在等待。
• 確保出席者了解會議主題，會中可減少對大家都了解的部份進行討論。
• 會議進行中，控管電子設備使用情況，避免因外在干擾使得人們分心。
• 依據數據評斷選擇，避免決策出自於個人偏好
• 煩雜的會議記錄，確相對的非常重要，可以提供給不需參加或者晚到的同仁，詳細了解會議內容。

3.會議後:

• 團隊需要做什麼?有三個問題，必須在每次會議結束後確定:

a.下一步要做什麼?

b.各個項目的負責人?

c.執行時間表?

上述事情對於會後是非常重要的，以確保每件事情都有人負責，並且於指定的時間內完成，以利後續追蹤及進行。

• 您自己應該做什麼?

每次會議結束後，花半分鐘的時間，把會議最重要的結論寫下，協助自己可以好好的掌握事情。

資料來源：How to Have a Meeting That Isn’t a Complete Waste of Time

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