工作型態一直在轉變，特別是這幾年受到疫情推波助瀾的影響下，更加速的將企業推往必須執行與落實工作型態轉變的路上；縱使現在疫情漸緩，世界逐漸回歸正軌，但疫情所帶來的轉變也已無法完全從生活中抹去。

傳統的工作型態已轉換為 WFH 或者是 WFA （Work From Anywhere），並且在企業中同時並存混合進行著，無論是哪種工作模式，只要員工能隨時讓自己的工作效率維持在良好的狀態下，那麼企業就不用太擔心，甚至可以樂觀看待這樣混合工作模式的發展，讓企業有更多不同的可能。

工作型態轉變最明顯能看到的改變在於工作地點的不同，但，在什麼地點工作不會是影響工作效率好壞最絕對的單一要素，影響一個人是否能有良好的工作效率與表現，還包含了心情、精神與使用的工作工具等等，在心情與精神的部份，每個人在正式開始一天的工作前，所做的準備都不太一樣，有些人是好好的品嚐一杯咖啡、有些人是透過晨跑及運動提振精神，而且些人則是透過閱讀工作相關的資訊開啟全新的一天、又或是經由 review 自己的工作清單，確認工作的先後順序與重點，安排好今日目標後，開始進入工作狀態。

「工欲善其事，必先利其器」，這句話大家應該都不陌生吧！善用能幫助您在工作上有更好工作效率的工具，對自己在工作上的整體表現能大大加分，而不同的工作職務所需使用的工具不大相同，本文就來簡單分享幾個較有共通性，比較不分職務都能使用的好工具。

▌VPN （Virtual Private Network）與 MFA 多重要素驗證

在家上班要能像進公司上班一樣，能使用與進公司相同的電腦系統、存取內部系統資源，同時又要能確保公司內部系統的安全，那就要靠 VPN 了。

在常見的 VPN 應用一文中提到了 4 種常見的 VPN 應用，其中的 SSL VPN 就是在這樣的情境需求下可以運用的。

建置企業 VPN 環境，讓員工能透過遠端連線的方式，從任何地方都能輕鬆連線公司電腦，存取公司內部系統資源，搭配 MFA 多重要素驗證，做到保護公司內部的資料與系統被存取時能更安全；VPN 設定及 MFA 多重要素驗證的導入與設定，可請專業的廠商或工程師來幫助企業完成，而使用者在使用上則是一點都不難唷！

▌用 Microsoft 365 或 Google Docs 聰明工作，檔案不再滿天飛

工作上難免有些文件是隨時需要多人共同編寫、登記資訊的，如：來電記錄、訂單統計等；或是文件內容需要請其他人看過，並確認是否有需要調整修改的地方，如：對外新聞稿、網頁文案等；又或者有些文件需採用制式範本的，如：合約、報價單、請款單、簡報等，面對這些有共同編輯需求、需多次來回修改的工作需求，有更便利又聰明的工作方式。

有共同編輯或需多次來回修改需求的文件，可以採用 Microsoft 365 或 Google Docs 提供的線上文書編輯來完成，Microsoft 365 與 Google Docs 都有提供 Word、Excel、PowerPoint 線上編輯的功能，並且支援多人同時在線一起工作，而編輯的歷程也都會保留下來，因此在工作上會更為方便與快速；除了可以不用花時間等待每個人的編輯順序外，在線上直接編輯文件的好處還可以減少來回下載檔案、更改檔名、改完內容還需再透過 Email 發出文件的不便，也大大減少來回傳送文件檔案的等待時間，與不停累積的編修版本檔案量；而制式的範本文件若有微小地方的更新需求，也可以直接在線上更新即可，如此一來，就能節省掉不少時間，也讓維護文件變的很便利，在工作的效率提升上會非常有感。

▌用 OneDrive 或 Google 雲端硬碟分享檔案超方便

檔案分享也是工作中經常在做的事情，一般最常用的方式就是直接用 Email 夾帶附檔寄出，但用信件寄送的話，會需要考量檔案大小是否符合郵件系統限制，檔案太大就會寄不出去，要找其他方法來提供檔案。

面對檔案分享的問題，可以將分享檔案的方式改為採 OneDrive 或 Google 雲端硬碟方式來進行；以 OneDrive 或 Google 雲端硬碟的方式來分享檔案，除了不用擔心檔案大小問題，還能做到限制檔案的存取時間、存取權限與存取人員限制等設定，不僅是分享的方式更便利，在資料安全度的控管上也能更為安全；而分享的檔案也不限制檔案類型與存放時間，倘若單一專案同時有多檔案需要分享，也能採資料夾為概念的方式來分享，建立此專案的資料夾並分享此資料夾，只要是有權限的人員就能隨時存取所需文件，若資料內容因專案討論後需調整內容或臨時需抽換更新，也都能夠很輕鬆快速的更改與抽換，不用透過信件來回通知與確認所有專案人員手上是否都是最終版本的內容。

OneDrive 與 Google 雲端硬碟其實與文件共同編輯的功能算是一體的，將二者密切搭配運用，建立更流暢的工作模式。

▌Teams、Webex、Google Meet 線上視訊 系統

選擇一套好的線上視訊系統也是能讓您不浪費時間、維持良好工作效率的大功臣。線上視訊系統的選擇上，首先要特別注意系統的安全性問題，畢竟會議的內容都屬企業機密，要有安全的環境才能確保企業機密不被非法竊聽、側錄與外流；其次則是穩定性及不能有太困難的使用門檻與太多使用上的條件要求，避免因而產生更多問題需反覆處理與等待，反而更加延誤工作時間。

Teams、Webex、Google Meet 都是出場率頗高的線上視訊系統，甚至不少人可能在這個疫情間都有使用過，而這幾個線上視訊系統都有一定程度的安全性與穩定性可信頼，在使用上也都不會太困難，畫面操作都屬很直覺性的，而系統上提供的功能也都能夠滿足開會所需，像是分享桌面、分享簡報、白板功能等，線上會議中會使用到的功能都有，在使用的條件要求上，也不會要求與會者都一定要下載安裝軟體或必須註冊帳號才能參與會議，這點乍看下好像沒什麼，但對於會議對象經常是非同公司的使用者來說，或是大型的 Webinar 來說是非常重要的，若線上視訊系統要求所有的與會者都必須下載安裝軟體及註冊帳號才能使用的話，那麼在會議正式開始前，就會先產生了更多前置作業，光是要確認所有的與會者是否已做所有的前置作業，就已先耗費大量的時間與心力了，因此，線上會議系統的選擇中，這點也是特別需要留心與注意的。

相關文章：Webex 使用操作教學、Teams 使用操作教學

▌選擇一個適合自己，又能隨時使用的筆記軟體 – Evernote

超棒的 Idea 總是在意想不到的時侯出現！做筆記應該是大家很熟悉的一件事，從前習慣用紙本寫下來，現在則改為以數位化的方式來記錄能更加便利。

若您正在尋找適合的筆記軟體的話，滿推薦能試用看看 Evernote 的，筆者本身己使用 Evernote 很長一段時間了，對於用來做為快速記下各種想法、任務、會議內容、To-do List 來說非常方便；Evernote 筆記軟體可跨平台使用，提供網頁版、Windows 和 Mac 電腦版、iOS 和 Android 行動裝置版，在常用的設備上可以直接安裝使用；針對筆記的內容則提供了可設定標籤、關鍵字搜尋、筆記內相互連結、支援檔案夾帶等特色，從輕量到重度的使用習慣都蠻能符合的。

筆者最常使用也覺得最便利的就是跨平台使用的功能了，平時的作業以電腦為主要使用情境，但開會時只要帶著手機或者平板，就能即時的將會議的內容也同步記入筆記中，省去一定要帶著電腦或者二次整理的麻煩；另外，Evernote 也有與其他服務串連的功能，像是筆者很常使用的 Evernote for Outlook 增益集功能就是其中一項，能直接在 Outlook 中一鍵就將信件內容與信件內夾帶的附件全部複製進 Evernote 內，並能接續在 Evernote 中編輯內容。

能幫助您在工作上有更好工作效率的工具有很多，就像筆者另外也還有使用 XMind 心智圖的軟體，能用來讓我釐清思緒或是專案整體結構，整理出所有的工作項目及分工安排等等；每個人的習慣不同、喜好也不同，只要這個工具是能幫助您更好的提升工作效率，那就是好的工具唷！

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