在現代企業營運中，電子郵件早已成為不可或缺的溝通工具。多數企業在進行系統歲修時，會依賴郵件備份來確保業務的連續性。然而，郵件備份的價值遠不止於此，它在法規遵循、數據安全、災難復原以及業務穩定性上，均發揮著重要作用。本篇文章將探討郵件備份在歲修以外的更多元應用，協助企業充分發揮其潛力，保障資料安全並提升運作效率。

ISO 27001:2022 A.5.1（資訊安全政策）
建議企業事先訂立並公告相關資訊安全政策與郵件備份規範，讓所有員工知悉並遵循。

▌郵件備份除了應對歲修外，對企業還有什麼用處？

郵件備份不僅僅是為了應對歲修，更是企業日常資料保護的重要一環。它不僅僅是單純的資料複製，更是一種保障企業資訊安全、符合法規遵循、提升營運效率的關鍵策略。透過完善的郵件備份機制，企業可以有效應對各種潛在風險，例如：人為疏失造成的郵件刪除、惡意軟體攻擊導致的資料損毀、以及法律訴訟時所需的電子證據等。簡而言之，郵件備份是企業在數位時代不可或缺的重要資產，它能保護企業免受資料遺失、法律糾紛和營運中斷的威脅。

▌企業需要郵件備份的原因：

• 資料保護：防範系統故障、人為誤刪或病毒攻擊等意外。
• 法規遵循：特定行業須保存郵件（符合 A.5.31 等法規要求）以備稽核或調查。
• 稽核需求：郵件備份可作為內外部稽核的重要依據，便利文件與流程追蹤。
• 業務連續性：即使在重大故障或緊急事件時，也能依靠備援機制（A.5.29 中斷期間的資訊安全）確保郵件運作不受影響。

▌郵件備份的類型與方式：

• 本地備份：將郵件資料備份至公司內部儲存裝置（如硬碟、NAS）。
• 雲端備份：將郵件備份到雲端空間，提供擴充與彈性優勢；同時需關注 A.8.24（加密）、網路頻寬等面向。
• 郵件歸檔：長期保存以符合法規或稽核需求，可回溯特定期間郵件。
• 郵件備援：在異地建置可即時運作的備援郵件系統，落實 A.8.14（Redundancy），在主要系統故障時無縫切換。

▌如何選擇適合的郵件備份方案？

1. 備份頻率
   • 依郵件量與營運需求設定備份週期（每日、每週、即時備份等）。
2. 儲存容量與擴充
   • 估算郵件量與未來成長，以選擇足夠或彈性的儲存空間；某些雲端服務可自動擴容。
3. 服務供應商
   • 評估備份軟體或供應商的功能、安全機制、效能，以及技術支援能力（符合 A.5.2 資訊安全角色與責任 之要求）。
4. 還原方式
   • 能否針對單一郵件、完整信箱或特定時點進行還原？遇誤刪或稽核時尤其重要。

補充資訊 – ISO 27001:2022 條文編號：

• A.5.2 （Information security roles and responsibilities；資訊安全角色和責任）
• A.5.29 （Information security during disruption；中斷期間的資訊安全）
• A.5.31（Legal, statutory,regulatory andcontractualrequirements；法律、法令、法規及契約要求）企業應確認相關法規合規範圍並落實在郵件備份機制中，以避免法律或契約爭議。
• A.8.14（Redundancy of information processing facilities；資訊處理設施的備援）強調在異地或備援機房保有冗餘系統資源，確保服務不中斷。
• A.8.24（Use of cryptography；密碼學的使用）建議企業在進行郵件備份與傳輸時使用加密，降低敏感資料外洩風險。

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