許多企業在選擇 Email 郵件服務的時候，除了品牌及容易使用的考量以外，價格也是很重要的因素。現在正在使用 Gmail ( G-Suite ) 的企業，要在今（2022）年 7 月 1 日之前，升級至付費版的 Google Workspace 方可繼續使用 Gmail。企業面臨郵件服務即將開始被收費，該怎麼選擇真正適合公司同時又 CP 質高且划算的郵件服務呢？以下從這八點來看付費版的 Google Workspace 的 Gmail 及 OfficeMail 企業郵件，哪個適合您？
從這八點來看付費版的 Google Workspace 的 Gmail 及 OfficeMail 企業郵件，哪個適合您？
一、Email 使用人數
二、信箱空間需求
三、是否具備郵件備份功能
四、Email 單帳號價格
五、是否支援 POP/SMTP/IMAP
六、是否有安全防護機制
七、是否具備分層管理權限
八、穩定度及在地客服中文支援
Email 使用人數
Email 使用人數主要會與使用及價格的入手難易度有關，價格在第四點會談到，而是否能簡單使用且快速習慣，在在影響著郵件收發溝通上的效率；若是選到一套難以上手的郵件服務，光是人員導入的教育訓練就耗費公司行號高昂的人力與時間成本，喪失了郵件服務應該是提升生產力工具的原意。
原本就使用 Gmail 升級至 Workspace 大概沒甚麼問題；但若今天公司要換新的郵件服務時，要考量到的是，介面是否與 Gmail ( 或原郵件系統 ) 相似？若不相似，是否真的很簡單且能日新月異不斷優化來符合使用者習慣與時代需求？ OfficeMail 的介面功能及功能區域分布，皆與 Gmail 相似；而在全新使用者的適應上，也能達到「打開介面就上手」的程度，且因為 OfficeMail 同為雲端郵件，且是台灣資歷深厚的專業郵件廠商經過 Big Data 分析出來後，不斷設計優化的一套屬於國人愛用的郵件服務，介面甚至可依個人習慣自行調整。因此，無論人數多寡，即便公司有百人以上，OfficeMail 皆能快速上手提升郵件溝通效率，目前也有相當多千人機構使用中，並且有完整的服務說明與專人支援。
信箱空間需求
先來說說信件的收發空間需求。
Gmail 升級至 Workspace 後，各方案是以 30GB、2TB、5TB 的空間往上跳，空間提供郵件及其他 G-Suite 如 Google Drive 等…功能共用，空間雖大，但若公司只是進行郵件的收發及郵件的留存，30GB 遠遠可以保留將近 10 年的郵件（含附件）數量，等於一年的郵件收發與留存僅需要大約 3 GB 用量即足夠（這個計算基礎是屬於使用量海量的帳號，例如技術或專案公部門帳號，一般人員帳號 1GB 約可存放兩年左右的信件量）。OfficeMail 一個帳號搭配 1GB，對於一般使用者來說是最剛好的空間容量，空間需要大一點，則可以從其他 OfficeMail 帳號的空間挪移過來，換句話說，假設 OfficeMail 有10個帳號就有10 GB，這 10GB 可以再彈性分配給這 10 個帳號，有的帳號用量少，就配少一點空間給他、有的帳號用量大，就配超過原本 1GB 的空間給他，每個帳號想配多少空間就配多少，在介面可以簡單設定就完成，相較於 Gmail 空間無法彈性調配，就稍嫌失去了雲端資源彈性調配的特性。
再來說說信件的留存。
郵件信箱的空間應僅存放一至二年的郵件就好，其餘郵件應採用郵件備份的服務，因為郵件備份的機制會更加嚴謹，讓重要需要保存的郵件皆能被安全穩妥地存放著，若是要存放到 30 GB 的郵件量，在今年升級的 Workspace 方案，需要將近 NT$1,800 的年費，在 OfficeMail 則是有 NT$999 的郵件+郵件無上限備份。是的。您沒有看錯，是無上限空間的郵件備份服務。
是否具備郵件備份功能
上一點的最後一段剛好寫到，郵件的留存最好能採用專門的郵件備份服務，Google 的郵件備份服務，實際上仍是與所有 Workspace 功能共用空間，因此，針對郵件備份較難單獨隔離出來，資料的隔離與存放在資安稽核上是相當重要的項目之一，台灣企業首重安全保險，應該選擇一個既安全又有保障且對企業來說是成本可支應的郵件備份服務。
Email 單帳號價格
單純的郵件收發，在 Google 是沒有的，而在 OfficeMail，就多了這個單純的選擇，您可以安全無虞的收信發信，並且將 OfficeMail 的收發信、郵件備份及其他功能分隔開來，數位資產也能簡單做到雞蛋不要放在同個籃子裡的安全程度。Google Workspace 分為四個方案，單帳號價格以美金匯率 28 計算的話，分別約為每年 NT$1,800、NT$3,600、NT$6,000 及客製化報價方案；OfficeMail 則很單純，單帳號每年 NT$600，量購更便宜，單帳號每年 NT$480，一個帳號若加上一個郵件無上限備份，也只要 NT$999 一年。
是否支援 POP/SMTP/IMAP
千萬不要覺得這個問題好笑，因為還是有的郵件服務是不支援的哦！選擇時請看清楚問清楚才好，大家總不希望遇到在宅辦公或出差等時機、換用其他裝置及收發軟體時郵件居然不能用的窘境吧？
是否有安全防護機制
郵件服務商會希望在郵件收發之上，以加值服務的型態，提供使用者能更彈性的選擇及支付費用，但更重要的設想，是希望藉由加值服務，讓使用者能了解加值服務的重要性且更無痛的入門開始體驗這些服務帶來的好處，例如郵件備份、郵件傳輸加密、郵件簽章、釣魚信件及病毒信件過濾、詐騙信件防堵等…。這些在 OfficeMail 上，都有做到基礎的，也可以加購進階等級的防護服務；更重要的是，OfficeMail 有在地精通資安的團隊，為用戶準備好所有的緊急應變，因為駭客總是不斷研發新的手段來攻擊或竊取數位資料，安全防護機制能否因應的緊急狀況，這才是價值能展現的地方。
是否具備分層管理權限
也請不要覺得這個問題太基本，因為真的還是有郵件服務是沒有做好分層管理權限的設計哦！通常管理權限的設計要讓管理者方便易用、使用者不受過分的拘束、分層管理的各項功能分得合理，需要經驗夠深厚的郵件服務品牌才能優化到體貼用戶又不失安全防範，且還能提供中文在地化的服務導入與說明，請在選擇郵件服務時，多與服務商談談這個部分，才能確保花了錢採用的郵件服務，確實能符合您企業的管理機制。
穩定度及在地客服中文支援
說到在地中文客服，在初期服務導入或學習階段，或是中途有功能調整，又或是前面防護機制那段提到的遇到資安事件的緊急應變，是相當重要的一環服務，會非常需要在地中文的客服及技術支援；且服務商具備在地團隊能夠讓用戶更方便且容易的了解這個服務商是否真的能做到服務的穩定與保障。
以上八點是幫助各位在選擇郵件服務時，能參考衡量的八點重點項目。Workspace 的時間表是在 2022 年 5 月1 日前就會先幫 Gmail 用戶升級並提供兩個月免費使用，2022 年 7 月 1日前就要決定支付方式及方案，否則 Gmail 及所使用的 Google 服務都將會被暫停，若您想要了解續用 Gmail 必須升級付費 Google Workspace 的相關注意事項，可以參考：要續用 Gmail 的企業必須升級付費 Google Workspace 的七個注意事項；若您想了解 OfficeMail，可以參考說明網頁，或與 Cloudmax 匯智聯繫。
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