相信許多企業都有發送電子報經驗，成功的電子報寄發需要留意許多小步驟，舉例而言，從信件內容是否符合寄件主題、版面配置需要符合多螢幕瀏覽、到如何避免被歸類為垃圾郵件等等，每個步驟雖然看似簡單，卻缺一不可，需要格外留心。（如果你是按下寄發後才發現內容出現錯誤，電子報可是沒有「回覆上個動作」、「更新」等選項，屆時只能欲哭無淚了呢！）
現在就為大家逐一介紹理想的發信流程，下次發送電子報時不妨遵照這些步驟進行，就無須擔心因粗心大意而忽略某些程序，定能讓電子報發揮預期效益。
1. 信件主題符合寄件目的
在開始編輯信件時，必須先確定寄件目的。我們常透過寄件後的成效追蹤，去評估目的是否達成，此時成功寄件數量、點閱率、外連網站點擊率等等往往是我們評估的重要指標之一。每封電子報往往被賦予了企業的整題行銷與業績期望，透過分析信件成效，我們可以看出究竟電子報的寄發使否如期帶來實際效益，協助企業成長。
2. 電子報文章的主題蒐集
確定主題後，接著便是文章的蒐集。如何在茫茫文字海中尋求最佳文章，常考驗著大家腦力。根據編輯親身經驗，訂閱和書籤是內容蒐集最佳助手，平日若看到不錯的部落格或是文章，就要把它們列為追蹤清單，這樣當有需要時便可以即時取用，以最有效率的方式完成電子報內容編排。除此之外，適時加入企業部落格或是粉絲頁資訊，亦能有效行銷品牌，獲取更多關注。
3. 文案的設計排版
文案蒐集完，接著就要開始設計信件版型，選擇合適模板進行內容編排。良好的電子報設計並不需要動用到許多元素，利用簡單線條與色彩往往能發揮最佳效果，同時還需留意電子報是否符合行動裝置瀏覽，根據 2013 年數據顯示，約有 51% 的信件是透過行動裝置開啟，由此可見多營幕瀏覽的版面設計可是相當重要的呢！
4. 電子報內容的編輯
電子報骨幹可謂由文字與圖片互相交錯組起來，因此除了主題文章的篩選外，還可以透過精美圖片吸引消費者目光，增加點擊率。當電子報完成，在正式寄發前別忘了先寄測試信件給自己和其他同事，確保內容完美呈現。
5. 收件者的獨特識別
一封好的電子報，就要讓收件者在讀取會有「這封信是專屬給我的呢！」讚嘆。目前市面上的電子報寄件系統，常透過簡單程式將收件者姓名帶入信件內容，強化民眾對於信件好感度，增加點擊意願，甚至是願意分享給其他朋友，讓企業行銷目的有最好的散播效果。
6. 確定信件標題與收件人名稱
信件內容確定後，接著便是寄件前的準備了，首先我們要為信件設定一個標題，並且確保通訊名單正確性。在此需要提醒大家，由於個人資料保護法規範，在正式寄發前務必確認名當來源正當性，避免誤觸法律喔！而我們亦可以利用 A/B 測試寄發電子報，將信件內容做些微差異化的調整，從中了解民眾對於電子報的偏好。
7. 電子報的預覽呈現
通常在我們接收電子報時，打開並不會顯示全部內容，需要透過下載圖片方式方能呈現完整資訊，因此寄件前的預覽則變得相當重要，需要確認在圖片尚未呈現前，文字排版是否能夠清楚表達信件內容，即使無下載圖片，照樣能達到寄信目的。
8. 確保信件能順利發送
我們都了解，發送電子報最擔心的就是信件被國際反垃圾郵件組織歸類為「垃圾郵件」。因此需要確認是否在信件內提供取消訂閱功能、標註版權宣言，以及主機 DNS 設定等等，藉此提高信件能見度，減少被歸類垃圾信件風險。
9. 測試不同的電子郵件信箱
作為電子報編輯人員，你必須同時擁有多組 email 帳號，例如 yahoo、hotmail、Gmail 等等，如此一來才能檢驗何種信箱常會有檔信問題，並且透過技術改進，同時分析目標族群主要使用何種信箱來源，以作為信件規劃參考。
10. 寄送
都走到這一步了，請放心將信件寄出去吧！
11. 數據分析與成效評估
電子報寄送後並不是代表沒事了喔，最後還需要做整體成效評估，透過數據分析進而了解信件是否達到預期效益，同時作為日後改進方針。
下次電子報發送前不妨將上述 11 個步驟做個 To do list，每做完一項就打個勾，這樣就能安心寄發企業電子報，達到行銷與宣傳目的了！
參考來源：How to Create a Fantastic Email Newsletter [Checklist]
圖片來源：pixabay.com/geralt
