電子郵件安全一直以來都是企業非常重視的資安議題，原因在於其涵蓋的範疇相當廣泛，從企業所選用的電子郵件系統是否具備安全性防護機制、郵件傳輸過程中的保密性機制是否足夠、對惡意軟體和垃圾郵件的抵禦能力有多少，到每一位員工使用郵件的習慣與警覺性的高低等都是影響關鍵。
以下列舉一些常見的郵件安全問題及可應對的方式：
1. 垃圾郵件 (Spam) 與惡意軟體 (Malware)
垃圾郵件不僅佔據郵箱空間，還可能附帶含有惡意軟體的附件或連結。一旦誤點了惡意軟體或惡意連結，就可能啟動惡意攻擊的行動，導致系統受到攻擊損毀，針對這樣的問題，可以採取預先檢測的方式，來阻擋惡意軟體的傳播，應對方式可採取：
- 使用垃圾郵件過濾器、黑名單和白名單機制、反垃圾郵件等技術來過濾和封鎖垃圾郵件。
- 使用防病毒軟體或郵件防護系統來偵測惡意附件、限制附件執行。
2. 偽造郵件 (Email Spoofing) 進行社交工程攻擊 (Social Engineering)
冒用合法寄件者的身份發出偽造郵件，以此方法欺騙收件者，取得信任後進行欺詐或社交工程攻擊，面對這類像是釣魚郵件、變臉詐騙、執行長 CEO 詐騙的攻擊，應對方式可採取：
- 透過域名驗證技術（如SPF、DKIM、DMARC），以確保郵件的真實性和合法性（SPF、DKIM 如何防範假冒郵件與垃圾信）。
- 加強員工的資安教育和訓練，提升對詐騙手法的警覺性。
- 企業可以導入郵件身份驗證機制的服務（如：郵件簽章），將郵件帳號做類似數位身份的驗證，寄出信件帶有專屬簽章，一旦信件被竄改或冒名使用，將不會有簽章，以此加強防護提醒效果（什麼是郵件簽章）。
3. 資料外洩 (Data Leakage) 與帳戶被盜用 (Account Compromise)
郵件中的敏感資料在傳輸或儲存過程中可能遭攔截，有被盜取或外洩風險，而郵件帳戶登入安全性不足，就可能被駭客入侵，導致資訊洩露或帳戶被操控，應對方式可採取：
- 確認所選用的郵件系統是否符合安全要求，是否採用了適當的加密技術（如端對端加密、數位簽章）和安全傳輸協議（如TLS）。
- 若使用的郵件服務支援多因素身分驗證 (MFA) 或雙重驗證 (2FA)，應啟用該功能以提升安全性。
- 資安人員應定期監控企業人員帳戶的活動狀況，同時也應定期進行內部宣導，教育員工使用較強度的密碼、避免使用公共電腦和不受信任的網路連線等。
一旦真的發生郵件資安事件時，能即時啟用的應變機制也非常重要，像是郵件的儲存與備份 (Email Storage and Backup) 機制，一旦發生資料遭挾持被勒索的情況，可能是人員疏失或遭惡意損毀導致資料遺失等，就能在緊要關頭幫上忙。
郵件安全的問題不僅僅依賴系統或資安人員的獨立維護，一般員工的使用方式與安全意識也很重要，而這需要透過定期的宣導和教育訓練，來提升員工們的資安意識與技能，建議企業資安人員可以定期對企業所有員工做資安宣導。
企業內部員工資安宣導內容可包含：
- 宣導建立強度高的密碼，並且定期強制更換密碼
- 不隨意打開不明來源信件，特別留心信件中的連結與附件
- 不要將敏感資訊透過電子郵件傳送，或是加密後再傳送
- 不使用公開的 Wi-Fi 連線訪問公司系統，只在可信頼的網路上進行工作
- 遠端工作使用的行動設備亦需確保安全性，離開電腦或工作用設備時務必上鎖
- 不要無授權的分享與傳送機密資訊，限制資料存取權限及存取有效性時間
- 跟隨公司的備份制度，做好資料存放與落實定期備份
- 公司資料應避免儲存在個人電腦內、USB 隨身碟、非公司認可的雲端儲存系統
- 隨時警惕社交工程攻擊可能存在，面對索取機敏資訊的要求都應留心意圖
以下提供幾個測驗題，測試看看你能答對幾題呢？
（ ）1. 在選擇密碼時，應該使用包含大寫字母、小寫字母、數字和特殊字符的混合組合。
（ ）2. 收到不明來源的電子郵件時，立即與 IT 部門反應，確認處理方式。
（ ）3. 遇到需緊急存取公司內部系統資料的公事，使用公共 Wi-Fi 一下下而已沒關係。
（ ）4. 離開辦公室或家中工作區時，都應該要立即鎖定電腦。
（ ）5. 收到一封同事來信索取系統密碼的信件，都是同事直接提供沒關係。
（ ）6. 資訊安全是全公司的事，大家都該了解資訊安全的重要，並落實在工作上。
（ ）7. 資料隨手先存在桌面沒關係，有空時再整理移動就好。
（ ）8. 不小心點了不明的連結，看起來沒發生什麼事就不用回報 IT 部門了。
（ ）9. 定期進行備份、驗證備份資料完整性、確保備份資料安全都是資料備份的正確觀念。
（ ）10. 對公司的資訊安全政策有疑問時，應主動與負責資訊安全的部門討論。
解答：
1.（O） 2.（O） 3.（X） 4.（O） 5.（X） 6.（O） 7. （X） 8. （X） 9.（O） 10.（O）
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