任何一種服務只要使用久了都會有慣性與依賴性，縱使服務在使用上已經出現一些無法滿足需求的情況，或是解決起來會非常費力，又或者已有根本無法解決的問題了，但往往會因為對服務移轉、更換的不確定性與不安因素，而讓人選擇持續、將就的使用舊有服務與系統；但這樣的選擇，對企業的長遠經營來說並不是一件好事，反而可能讓企業的問題越放越嚴重、也會因此而累積更多企業有形與無形的損失。
本文我們選擇了 企業郵件 為主題，不單只是因為 企業郵件 是企業最常見且一定都會使用的服務，同時也因為現下與病毒共存之路艱辛，大量的確診與居家隔離情況日益增加，能讓被預防性框列及因確診而需居家隔離的員工，在審視自身身體情況後仍可居家上班者，可採遠距辦公模式來維持工作與生活順暢，而 企業郵件 在這當中也是重要的辦公工具角色之一。
我們將企業在面臨現行使用的郵件服務需評估是否要更換與移轉時，可能會面臨哪些 郵件移轉 的問題、 郵件移轉 會需要做那些準備、 郵件移轉 的流程有哪些…等，整理收錄於本文中，讓您對郵件服務移轉這件事可以先有個了解，心裡有底做起事來就會更安心。
由於篇幅較長，所以文章將切分為上下二篇，上篇提供以下幾點：
目錄
下篇將提供：
- 如何評估要將郵件移轉到哪種系統？
- 如何選擇適合的郵件移轉服務廠商？
- 郵件移轉流程是什麼？會怎麼進行郵件移轉？
- 郵件移轉過程中可能發生什麼問題？如何解決及還有哪些該注意的嗎？
1. 郵件移轉 可能面臨的問題有哪些？
- 操作與界面
任何服務的移轉，首先一定都會先想到的就是功能及操作問題，特別會在意原本慣用的功能是否能保有、操作方式是否會差異很大；以企業郵件來說，這部份反而是相對不用太過擔心與害怕的，各家商用郵件服務提供的功能基本上該有的都會有，差異較大的落差比較會是在服務的穩定度、提供的空間與對應方案的規格價格，另外則還有資安的防禦功能及是否有可以搭配的郵件備份服務…等的不同。
至於操作介面上，若您是習慣使用郵件軟體將信件收至本機（如：Outlook），那麼則不用擔心，只需確認移轉後的系統仍支援此設定功能即可，但若您是直接採用 Web 界面方式收發信件也不用太過擔心，目前的商務郵件界面都大同小異，重新習慣上手並不會太難，但若仍是擔心，也能請新的郵件服務提供商先讓您看看操作界面再來評估也可以。
- 舊郵件是否能一併移轉，搬到新的郵件系統？
舊信件是否能搬移，取決於舊郵件服務的系統，因此目前沒有任何一家郵件服務商能直接保證可完整的把舊的信件全數搬到新的郵件服務系統中；比較好的做法與較謹慎的廠商，會先詳盡的了解您的舊郵件服務系統環境後，再依據您的實際使用情況，協助您判斷是否由廠商來幫忙搬移舊信件，或是採取將舊的信件全數封存備份的方式來解決。
有關郵件封存與備份的部份，也有更多能深入討論與規劃的方式，在本文中將先不做過多說明，之後我們討論郵件備份的文章時，可再詳細說明與討論。
- 郵件移轉時中斷時間有多久？這過程中是否會有掉信問題？
這點跟上一點算是相關性的問題，一般會合併在一起討論與規劃進整個移轉作業中，而實際的執行方式也會依各案的情況有所不同，像是提早將新郵件系統建置完畢並確認啟用後，所有的人員都開始使用新的郵件系統，接著再處理舊系統的信件移轉作業，如此就能達到移轉不中斷及不掉信等問題。
2. 郵件移轉 前需要做哪些準備？
建議能先審視目前企業使用的郵件系統的帳號數量與帳號清單、郵件使用空間情況，整理出必要的功能與目前遇到的問題後，與新的郵件廠商討論，接下來可以放心的交給郵件廠商，有經驗的郵件廠商就能協助您分析適合的郵件服務，並提供您適合您的郵件移轉建議書，帶您一步一步完成整個移轉案。
3. 企業該如何評估郵件服務是否該移轉？
當您的郵件服務在使用上已經面臨：
- 常態遇到掉信、系統運作不穩定、不定期停機且不知道何時才能恢復正常
- 經常被垃圾信件騷擾，已嚴重影響企業商業運行順暢及可能有資安問題
- 原本自建郵件伺服器，但已無人可維運
- 現行使用的郵件伺服器設備或版本過舊，需要汰舊換新
除了上列的問題，其實只要是現行的郵件服務已產生無法解決的困擾，或是太經常性的發生不穩定的情況，都是能評估是否需要升級或移轉至新的郵件系統的。
接續下篇…郵件移轉流程有哪些?怎麼做才能安全又快速的轉移郵件服務（下）
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