接續 郵件移轉 流程有哪些?怎麼做才能安全又快速的轉移郵件服務（上）一文，本文接續提供下篇的內容，下篇就著重在實際執行了，已經確定想要移轉了，那麼接下來有哪些事情能預先了解與注意的，請看以下幾點：
目錄
1. 如何評估要將 郵件移轉 到哪種系統？
這裡可切分為二個項目來討論，分別是要選擇「自建」 還是「租賃」 ，及該移轉到哪一套郵件系統。
- 要選擇「自建」 還是「租賃」 ？
以租賃取代自建的郵件服務模式已是現在的趨勢，也是很多企業的首選；採租賃模式可省去自建的麻煩，包含自行採購郵件伺服器硬體設備、自行承擔設備折舊/汰換/備品、自行管理 Mail Server 等，而租賃模式在郵件系統的版本上，也不用擔心版本過舊問題與授權問題，因此，若採用租賃模式所獲得的這些優勢，對您來說能讓企業的營運更順暢、更得心應手，那麼您就很適合採用租賃的模式。
但倘若企業的規模較大、所需的帳號數量較多，且在資訊技術方面也有足夠的人力配置能負責技術的維運控管，包含設備的管理與採購都不是太大的問題，那麼採用自建的方式也是可行的，只是就會缺少了一些租用的特色與優勢。
不過，現在自建的方式也不像是過去以為的只能完全自行建立與自行管理，也能做成類自建、類代管的方式，這個部份我們也再另外開一篇文章說明，這裡就先不再細說；最重要的就是要讓選擇的方式是符合您的需求與情況的，這才是最重要的。
- 該移轉到哪一套郵件系統？
這個部份就會回到，您需要的郵件功能是什麼、郵件空間容量需要多少，及目前使用上遇到什麼問題是希望能被解決的，就像是在上篇中「郵件移轉前需要做哪些準備？」這點中提到的，釐清問題、列出需求、列出希望被解決的問題，接著與郵件廠商討論。
每家郵件服務品牌都有其特色，因此郵件廠商會依據您的需求與迫切解決的問題，來幫您評估與判斷適合的郵件系統。
2. 如何選擇適合的郵件移轉服務廠商？
在選擇新服務廠商與新的服務時，千萬要記得您本次郵件移轉的核心重點，是要解決面臨的問題與困境，抓準這個核心重點後，接著就可以來評估選擇適合的廠商。
如上一題說到的，以租賃取代自建的郵件服務模式已是現在的趨勢，也是很多企業的首選，但其實現在的服務提供模式很多元也很彈性，因此也有類自建、類代管的方式。
由於現在的服務模式多元，因此在選擇服務廠商時，應該要選擇能提供多元服務模式及多元品牌的服務廠商，這有點類似保險經紀人的概念，市面上的郵件品牌這麼多，各家產品都有專門的強項，能依客戶的需要給予最適當的建議與產品，這會比只有單一品牌能選來得更容易選到適合的服務內容。
此外，選擇具備多年業界經驗的廠商也是個指標性的判斷依據，再者，現在的服務都與雲習習相關，且極度重視資安，因此若廠商同時也具備了長期提供雲端服務及資安解決方案，那麼表示此廠商在相關的服務上都相對的有完整的經驗，也能做好整合，那麼就能更安心找該廠商來幫助您。
回到此段一開始會特別強調核心重點的原因是，多數人往往會在進行一大圈比較之後，忘了最初的核心重點，淪為比價，哪家便宜就找哪家，雖然比價是必然的，但千萬要記得不能被價格牽著走，因為這樣很可能埋下移轉失敗的因子，在比價的同時，切記仍要把「服務品質」及「服務完善度」納入考量，以免移轉過一陣子後又產生相同的問題。
3. 郵件移轉 流程是什麼？會怎麼進行郵件移轉 ？
透過前面幾點的說明，相信您已經能知道如何找到適合的郵件移轉廠商、選到適合的郵件服務了，那麼接下來就會正式進入郵件的移轉了。
其實只要您找對郵件廠商，那麼移轉的流程您就不用擔心，因為郵件廠商會幫您規劃及處理好郵件移轉的事情，不過我們仍是列出基礎的郵件移轉流程供您參考，讓您有個基本的概念。
郵件移轉流程大致如下：
Step 1 – 於新的郵件服務中新增所需帳號
Step 2 – 修改 DNS 設定，將 MX 設定指向新的郵件服務
//採郵件軟體收發信之用戶//
Step 3 – DNS 生效後（約24-48小時），依郵件軟體原設定再收取一次郵件，此時可以收取寄送至舊郵件服務之信件
Step 4 – 使用者更改郵件軟體的收發信設定，收取新郵件信箱之信件
//採 Webmail 平台收發信之用戶//
Step 3 – 登入舊的郵件 Webmail 平台確認是否還有新信件
Step 4 – 登入新郵件 Webmail 平台，開始使用新的郵件服務
上面所列的基礎郵件移轉流程，根據每個各案不同可能會有部份微調，最終仍是依您選擇的郵件廠商所提供與建議的為準唷！
4. 郵件移轉過程中可能發生什麼問題？如何解決及還有哪些該注意的嗎？
在移轉上比較常見的問題會是發生在 DNS 上，像是：
- 不知道公司的 DNS 是誰管的
- DNS 帳號密碼忘了怎麼辦
- DNS 是什麼？MX 記錄又是什麼？
- DNS 要怎麼設定才對？不知道怎麼設定 MX 記錄？
以 Cloudmax 匯智的經驗來看，DNS 設定上可能面臨的問題，郵件服務提供商都應該要能協助用戶處理與解決；Cloudmax 匯智的經驗是，當客戶不熟悉 DNS 時，由我們直接協助處理會更快解決問題，因此在評估卡關的問題能由我們直接協助的前題下，我們會主動幫用戶解決卡關的難題。
Cloudmax 匯智的服務人員都非常有經驗，若您選擇 Cloudmax 匯智成為您的郵件服務提供商，那麼，當您面臨不確定或是不清楚該怎麼進行的問題時，都請直接告知 Cloudmax 匯智的服務人員，讓服務人員來幫助您；而在服務移轉完成後，有關服務的使用與操作問題，也都能隨時與 Cloudmax 匯智服務人員聯繫，取得協助。
歡迎轉載！請見：轉載原則。
photo by krakenimages from Unsplash