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常見的郵件備份,其實都不是真的備份?

相信每間企業都有慣用的郵件備份機制,但以企業經營的長遠眼光來看,現行許多所謂的郵件備份,都只是先將信件「暫時」保存下來,一旦將時間拉長、或是當資料量增加時,這些方式都存在著無法預期的遺失風險。以下列舉出幾種常見的郵件保存方式,並點出這些方式的不足之處。

  • 郵件封存:此項是企業最常使用的方式之一。當面臨郵件空間不足或是人員離職異動時,管理者通常會將所有郵件、或是一定期間內的郵件打包下來,以封存方式保留在資料夾中,但無可避免的,當封存資料夾一旦因人員職責更動,查不到相對路徑,或是不小心誤刪,辛苦封存的郵件也將隨之而去,需要花費更多精力將這些信件找回,還不一定能成功。
  • 加大郵件空間:當企業面臨郵件儲存空間不足時,有預算的企業或許會選擇付費加大空間來保留更多郵件。不過,如果只是加大空間的話,所有信件都還是只保留在本機端,或是郵件伺服器上,一旦伺服器或硬碟、資料夾發生異常,信件也無法妥善保存。
  • 條件式的備份:若您目前採用的郵件服務本身就包含備份,管理者則身負確認備份條件的責任,例如是採每時、每日備份,還是當您寄出一封信,系統就能自動備份?或是只鎖定特定內容作郵件備份的條件式備份?例如只備份信件主旨包含成本、機密、薪資等等內容之郵件,其他則排除在備份名單內。無論是上述哪類,管理者都可以用人為方式彈性調整設定,信件不只會因各種條件限制,導致部分無法備份,更可能因為沒有將所有郵件備份而錯失了重要訊息。
  • 單台備份機:無論是採取第 1 點的郵件封存、或是加大郵件空間,不少企業都會將所有郵件放於同個位置,舉例來說,雖然微軟提供的 Office365 提供了高達 50 GB 的郵件空間,看似解決了封存與加大的困擾,但這些郵件都還是放於同樣的環境中,不符合分散風險原則,仍需要更完整的郵件備份機制來免除隱憂。

要做就要做最好的備份機制,不然也只是浪費時間徒勞無功

既然都投入了心力做備份,當然就要做到最好,否則花了大把時間保存郵件,最後郵件還是存有遺失風險,相當不符合成本效益原則。理想的的企業郵件與備份機制,應該具備完整性、自動性、異地異機性、人員管理監控特性,讓您即使在沒有多做任何事情下,郵件都能疏而不漏的完整保留。

  • 異地異機備份:這是多數企業最容易忽略的一環,因為許多管理者在保存郵件後,會因成本與管理考量,只將郵件備份在同個地方,或是因郵件空間大,而忽略了異地異機備份的重要性。所謂的異地異機備份,就是將所有郵件同時保存於其他地方的其他伺服器上,讓同一個時間內,就有兩個郵件備份環境,此目的是當一地發生故障或是遺失時,還有另外一處可查到資料,也是所謂的「不要將雞蛋全放於同個籃子」道理。
  • 完整郵件備份:雖然採條件式備份也是一種管理方式,但若是只保留含特定條件的郵件,還是難保以後要查詢其他郵件時,無法找到相關資料,因此建議企業還是盡可能保留所有商務往來郵件,多一封郵件就為您的企業資產多一份保障。
  • 自動性備份:建議郵件備份的時間不要與實際接收的時間相距太遠,若可以的話,採自動化備份為佳,以日商 HDE 所提供的的郵件備份為例,只要設定好,往後您每寄出一封信,就能自動備份,不需要再額外花費時間與人力手動備份,更同時降低人為影響,HDE 也支援企業常使用的 Office365 與 Gmail。
  • 系動化郵件管理:若是只採封存的郵件保存方式,當有調閱信件需求時,就需要重新匯入收件匣,再利用特定關鍵字於茫茫信海中搜尋郵件,相當耗費時間。不過目前許多郵件與備份服務商,都有提供管理監控後台,讓管理者可透過系統化的介面,直接管理企業所有在職與離職員工的郵件,甚至直接利用這些後台,制定郵件安全規則,防止含有隱私資料的信件擅自被轉寄或是複製,降低 IT 人員在郵件管理上的所耗費的時間,使人力有更充分有效的運用。

預防甚於治療,備份的重要性不容小覷

郵件備份的重要性其實很容易被企業忽視,如同網站的資安一樣,現在還是有不少企業都是等到真的發生問題再來處理,但以郵件來說,信件刪除遺失就是真的找不回來,並非是金錢或是時間人力可解決,若是此信件攸關品牌形象、營運機密、商業機密,可能造成的損失更是難以預估。因此如同我們的健康保險、或是汽車保險一樣,每間企業都該做好最完整、且全方位的郵件備份規劃,不僅可以做為法律上保護商業地位的依據,還可以妥善管理員工所發出去的每一封信,避免數位資產流失的風險。

郵件備份做得好,企業資安就少了份煩惱!現在不妨開始檢視企業的備份機制,確認是否含有以上潛在的資安漏洞,或是您可以參考新推出的郵件備份優惠,只要 NT$1,688 就可以同時買到郵件與備份,帶來以下效益:

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圖片來源:PEXELS/Andri

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