相信大家一定都會有過這種經驗，或是在辦公室聽到此類突如其來的慘叫聲，「啊，郵件寄錯了！」，這時候，你該如何解決？裝做沒這回事、祈禱對方收件匣故障、或是趕緊補封信請對方刪掉？無論是哪種方式，都請先做一件事，那就是深呼吸、再深呼吸，等平復好心情後，冷靜找出解決方法吧！因為，信件已發出，無論你多想否認，對於企業來說傷害都已造成，所以接下來你該整頓好心情，冷靜做出最佳判斷：

首先，確認出錯的內容

已經發出去的錯誤郵件，到底錯在哪呢？究竟是發錯對象、夾帶錯誤檔案、報價有誤、還是只是寫錯字。接著依據錯誤的影響程度與損害大小，評估後續要採取的作為。面對越嚴重的損失，越要謹慎處理，避免影響到企業商務的營運，當然，若是能馬上修補的內容，也請盡快修正並更新資訊給接收者，以免對方造成誤會。

採取相對應的作為

確認錯誤的原因後，接著便要採取相對應作為，以下為一般企業常用的方式：

(1) 發信提供修正內容：相信這是多數人第一個想到的方式，建議當你發了修正信後，還是撥通電話給收件者吧，確保當事人有取得你的更正信，讓雙方在資訊統一且正確的狀態下，繼續發展後續的合作。

(2) 郵件取消傳送機制：目前已經有不少郵件服務供應商，例如大家所熟悉的 Gmail 和適用於 Gamil、Office365 郵件服務之上的  HDE 郵件安全解決方案、以及 Outlook，均有提供郵件取消傳送功能。而這是怎麼做到的呢？簡單來說，當寄件端按了郵件送出，這封信件並不會馬上被傳送出去，而是會在郵件主機停留一些時間（時間依每家供應商而不等，從基本的 10 秒起跳到客製化設定均有），在這段期間內，寄件端若發現有任何異狀，都可以取消傳送並收回本封信件，以免錯誤資訊外流。

（以上為 HDE 郵件安全解決方案中，管理者操作平台看到的畫面，每封信件都會顯示詳細的寄件資訊，若發現有誤，在設定的時間內可以取消信件傳送。）

(在 outlook 上也能用建立規則方式，達到信件延遲寄送，保留錯誤收回的緩衝期)

(3) 收回已寄到對方收件匣的信件：若已經過了取消傳送可取回的時間怎麼辦，你只好強制收回已寄到收件端主機的信件了！不過，目前這項功能僅限雙方都是 Microsoft Exchange Server 才能執行，且還必須在對方「未讀取」的狀態下才能發揮作用。

預防甚於治療

當然我們都不希望郵件誤發的狀況發生，因此事前都該建立防範機制，利用法律宣告或是郵件批准機制，來保障自己的權益。

(1) 郵件的法律宣告：通常我們在信件底下都會有段法律宣告，用意在於聲明此封信件的隱私權，並告知非本封信件的收件端指定人，不可使用本信件內容，亦不可擅自修改、保存、複印。

(2) 建立企業發信規則：企業內郵件管理的最高權限者，在建立企業郵件規則時，可以設定不同人員、部門的權限，透過制度化的管理減少潛在的資安漏洞。

(用戶可以透過郵件供應商所提供的管理介面，制定發信規則）

(3) 郵件批准機制：針對企業內的發信機制，制定不同人員權限，當企業員工需要發特定信件時，當內容中提到特定關鍵字，例如：成本、報價等，一定要獲得上級權限的同意，信件方可寄出。

最後，為了避免郵件誤發狀況發生，建議大家在按郵件送出的按鈕之前，多花個幾秒鐘再次確認信件內容、收件者 mail、信件主旨是否正確，都確認 ok 後，再放心地按下寄出吧！

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