疫情一波未平一波又起，在尚未放棄清零的期望下，企業為了因應疫情，必須經常緊急調整分流上班或全員在家遠端辦公，以確保同事們的健康及公司的日常營運；在幾次調配下，相信大家都有些經驗了，然而，有實際操作過分流或全員遠端辦公，看著這篇內容才會更有既視感，本篇與大家分享幾個方法，來預防遠端辦公最常擔心的七件事。
遠端辦公最常擔心的七件事
⚠ 同事們能否照常工作？原本電話與電腦能否順利在家運作？
⚠ 如何開發票？
⚠ 如何收送信件，包貨出貨？
⚠ 如何計算轉到線上商店的流量是否產生額外成本？
⚠ 視訊會議用哪套好？
⚠ 網路營銷/電商活動的流量成本怎麼計算與控管？
⚠ 網路營銷/電商活動的流量怎麼監控？
⚠ 同事們能否照常工作？原本電話與電腦能否順利在家運作？
Ans: 絕對可以的！大家的盡責專注力，加上公司提供同仁在家上班的電腦配備、並直接搭配傳統的電話系統轉至遠端電腦上，或採用網路電話分派，都可以與在辦公室同樣的接電話提供客戶順暢的服務！
⚠ 如何開發票？
Ans: 導入 #電子發票 囉。這可真的不是開玩笑，導了電子發票後，財務同事們都說，開發票這件事情真的輕鬆多了！若真的依然必須手開發票，則是建議一定要有代理人，並且採分流或是固定人員固定時間進辦公室處理，以做好防疫分流機制；固定人員的意思是，全員遠端辦公時，同樣也分 A、B 兩組，在兩周內固定某位或某幾位 A 組同事前往辦公室進行實體才能處理的工作，隔兩周再改由 B 組的某幾位同事前往辦公室處理事務。
⚠ 如何收送信件，包貨出貨？
Ans: 撿貨包貨出貨以及收送信件這個真的好難遠端，但它其實跟上一點提到的開發票同樣，年代至今，大家知道，依然還是有些信件無法電子化只使用電子郵件，貨物處理也同樣尚未能完全用機器代替人類，因此，同樣可以參考上一點「如何開發票」的模式進行；而信件收到後，其實都可以由輪值進辦公室的人，將其掃描成數位檔，在安全的辦公協作平台上存取；寄信也由輪值人員代理。信件這件事，還是極力推薦能電子化就電子化採用電子郵件。
⚠ 如何計算轉到線上商店的流量是否產生額外成本？
Ans: 可以先思考一個問題，身為業主或銷售人員，一定必須對自己商店的人流與交易量有所掌握，接著是必須從日常的線上商店宣傳與數位行銷廣告上，估算出 Offline to Online 的量，再來以線上人流乘以頁面瀏覽量乘上頁面檔案量，就能知道線下實體轉線上的流量大致有多少；更簡單但稍嫌粗略的方法是用實體單店每日每週人流，到線上商店瀏覽的商品數至少乘以 3~5 倍（因為剛開始的微電商，線下人流在實體店的瀏覽商品量，到了線上，至少會比線下對產品的瀏覽量多 3~5 倍；每家的產品及服務情況不同會有所不同），再乘上每產品頁的流量；然而，最簡單的流量換算方式，就是把問題拋給專業且有廣告行銷經驗的網站代管商，這樣的服務商絕對能給您一個滿意的答案！或您也可以先參考這篇文章 – 電商周年慶的可怕魔咒，三步驟用廣告 cue 表預防網站掛點
⚠ 視訊會議用哪套好？
Ans: 筆者個人實測，是比較喜歡使用 Teams 及 Google Meet，橫豎來說，無論哪一個軟體，在北部及南部一級城市與亞洲國家及美洲通訊，都很穩定順暢，但還是有一個穩定因素是取決於您當下使用的網路穩不穩；另外就是大家考量的功能差異。
⚠ 網路營銷/電商活動的流量成本怎麼計算與控管？
Ans: 流量成本往往會被行銷人員拋諸腦後，初始 O2O(Offline to Online) 以及網站舉辦活動時，在短期湧入的流量，依每個品牌產品屬性不同及預計投入的成本不同，或是個人品牌效應，都會引發差異很大的進站流量，甚至也可能紅到引發駭客攻擊，這時候，您應該在第一次辦活動之前，先讓您的網站代管商也熟悉您的活動內容與 TA，若是代管在 Cloudmax 匯智，我們就會依照客戶的活動走期及形式或 cue 表，與客戶討論即將產生的成本及風險，以及適當的投入成本該如何配比或調整，甚至能依照客戶計畫投入的有限成本，來協助客戶與廣告商或行銷人員討論及調整 cue 表，確保網站主可以在正確精準的成本內獲得可接受之風險內的最高獲益。
⚠ 網路營銷/電商活動的流量怎麼監控？
Ans: 這個項目，現在有很多免費的流量監控平台可以使用，諸如：GA、SimilarWeb 等，有的必須付費才能看到更詳細的數據，另外，網站代管商會附的還有 AwStats 跟 Piwik，可以從 IP 監測的角度，來預估更多流量的趨勢，但是這麼多平台，到底看完該怎麼解讀電商流量的未來趨勢？這個就必須交給專業的網站代管商來協助解析，會較能夠取得準確的建議，同時也可以省下許多的時間與冤枉的活動流量成本！
在後疫情、企業追求數位轉型的時代，擁有不必擔心的遠端辦公模式，能幫助企業持續運營不中斷且持續營利、再創新高峰；順暢的遠端辦公模式當中，所有的數位化系統、平台、網站、網站主機、頻寬流量、流量數據、行銷趨勢、分析建議及策略，都讓網站主及網站代管商成為密不可分且彼此不可或缺的夥伴；祝福所有讀者都有這樣的夥伴，在這重重疫情考驗下，一起豪不畏懼的迎向未來。
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