文件簽核數位化其實早在疫情發生前，就已經有部份企業在使用了，特別是在跨國企業或經常會與國外公司合作的企業中，更是已經使用的很熟悉且順手；常見的文件簽核數位化方式，就是導入電子簽名 ( Electronic Signature ) 或 數位簽章 ( Digital Signatures )，而電子簽名 ( Electronic Signature ) 與 數位簽章 ( Digital Signatures ) 二種有什麼差異？有哪些需要注意的？繼續看看以下的說明。

▌公司尚未採用數位方式簽核文件，該何時導入？

現在就是最好的時機！ 近年有兩大議題正熱，第一是遠距辦公，第二是 ESG：環境保護（E，Environmental）、社會責任（S，Social）以及公司治理（G，Governance），類似們以往經常提及的 BCP；這兩大議題都能透過將公務文件導入數位簽核來實現更便利、更安全，且無紙化，尤其是居家上班時，對於在工作中經常需處理紙本文件資料往來、送審或用印公文/合約這類行政事務的人員來說，馬上面臨到的困境就是該如何能延續這些工作，同時也必須要具備可驗證身份、具可信度、防竄改等效用，而解決的方法，首先會想到的就是將文件簽核數位化。

▌電子簽名 ( Electronic Signature ) 與 數位簽章 ( Digital Signatures ) 有什麼不同？

電子簽名與 數位簽章 ，在本質上都是指以數位的方式來達成簽名目的的方法，若以早期剛開始發展時來說，只要是用數位的方式（例如在平板上用觸控筆或手指直接簽名）來簽名，都能稱為電子簽名，這樣的簽名方式雖然很簡單方便，但卻缺少了一些公信力與可信度；而隨著使用需求的發展與技術的成熟，現在更多會以簽章來表示，像是電子簽章、 數位簽章 、文件簽章，透過加入驗證機制與結合加密技術的方式，來讓採數位方式所簽署的文件資料或合約，能具備公信力、可信度，也能有法律保障。

▌如何評估電子簽章或 數位簽章 服務是否適合自己使用呢？

市面上電子簽章或 數位簽章 的品牌很多，一般來說，會選擇採購電子簽章或 數位簽章 服務的公司與企業，基本上都是因為要簽署的文件資料是有重要性、機密性，且必須具備公信力的，像是合約、報價單、公文簽呈等等；因此，在選擇服務時，除了要選擇可信賴的品牌與確認服務所採用的驗證機制與加密技術是真實有效的之外，也必須注意所選的服務是否能滿足使用上的要求；若簡單條列出來的話，可以這樣評估：

• 是否有做到簽名者的身份驗證，能確保該簽名是本人簽署或擁有此簽名權限的人簽署的
• 是否有防止竄改機制，當已簽署過的文件內容被修改時，上面的簽名是否會失效
• 在文件上的數位簽名可保存效力有多久，是否足以對應該文件的合約期限或文件的保存年限要求
• 能運用的文件格式為何，是否符合企業現行的文件格式

▌電子簽章或 數位簽章 有哪些類型能選？該如何評估企業適合哪種方式呢?

電子簽章或 數位簽章 服務提供的型式可分為硬體與雲端二種方式；在硬體方式中，較常見的是採用 USB Token 做為簽名者的驗證媒介，就像鑰匙般，簽名者要有 USB Token 這個鑰匙才能驗證身份並進行簽名；而雲端平台的方式就與現在多數雲端服務一樣，服務商規劃了一個網頁平台供用戶使用，平台上提供了各種功能，用戶只需以帳號密碼登入，就能在平台裡上傳要簽署的文件並簽名。

硬體或雲端平台的方式各有優缺點，二者的導入速度快、服務的操作也簡單，較大的差別會在於：

• 在使用便利性上，雲端的便利性會比硬體再更為便利一點；硬體方式在簽名時一定需要 USB Token 來解鎖才能使用，忘了帶就無法簽、遺失時需再次申請補發（需付費）；而雲端平台方式就不會有這個問題，只要有網路就能使用，密碼遺失申請重置即可。
• 在資料的傳輸處理上，採 USB Token 方式來簽署文件，文件僅需留在本機即可簽署，採雲端方式則需將文件上傳至廠商的平台，這部份就看企業對於文件的傳輸處理考量而定。
• 在功能性的部份，則是雲端會比硬體式來得豐富與多元；採雲端平台的模式，服務廠商能持續去優化及開發在文件簽署上可能需要的功能，也更能將實體的簽核流程完整的移轉至線上來作業。

功能性的部份進一步我們以合約簽署為範例來說明，一般來說正式的簽署都會從內容審核到實際簽名的流程機制，可能會如下：

<第一層級> 對象可能是單位主管，先由位主管確認內容是否無誤，確認內容無誤後，允許此文件可往下一個層級發出。

<第二層級> 對象可能是法務人員，由法務人員再次確認文件內容條款是否沒問題，確認無問題後，允許此文件往下一個層級送。

<第三層級> 對象可能就是實際要簽署的人，一樣可以查看內容，並直接簽署文件，以完成此簽核流程。

在這樣的簽核流程中，還可以再加入一些功能，像是過程中有審核不通過的情況時，可原案退回修改、平台提供文件歸檔管理功能，簽核完的文件可直接歸檔等等，至於詳細的功能可以提供哪些、做到多細，就需要看服務提供商對服務的功能規劃而定了。

若您的企業對簽核系統有特殊的要求，或有與企業內部的系統或硬體設備綁定使用的需求，那麼也能選擇採用自行開發介面與流程方式，而在驗證機制與加密技術部份，就結合 數位簽章 廠商的驗證技術來進行，匯智長期合作的 GlobalSign 數位簽章廠商就也有提供這樣的服務規劃方式。

電子簽章或 數位簽章 服務，能幫助企業達到文件簽核數位化。

文件簽核往數位化方向發展，不單只因為受到疫情的影響而已，現在的文件資料都已經採數位化方式處理了，若能同時將簽核用印的流程也數位化，就不用再列印紙本文件、處理紙本文件保存問題與耗時郵寄資料，而文件往來處理速度也會更快速；此外，對地球的環保來說也是有幫助的，就像電子發票一樣，過去每一次消費就需列印出來的發票，因為轉換為電子發票並改為採載具方式來儲存後，無形中就減少了很多紙張的印刷與浪費，且在核對發票是否中獎時也更方便快速，能讓企業的數位化更到位，企業省時同時也省去不少花費。

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