你知道 免費郵件 與 付費郵件 的差異嗎?教你如何選對企業 商用郵件服務

近期遠距及數位辦公又因 COVID-19 疫情延燒再度熱絡起來,成為企業維持經營不中斷的工作模式,而為支應遠距及數位辦公模式,企業除了採用 VPN 及視訊會議系統來建立遠端工作環境外,企業商用郵件服務也是一項必要的工具。其實無論是否要遠距及數位辦公,郵件服務一直都是企業必備的工具,是讓企業與企業、企業與客戶間串起溝通的重要橋梁,也是相互傳遞資訊與提供商務資料的重要功臣,不受地理環境與時間的限制,也不用像使用通訊軟體怕打擾到對方的休息時間,使用上更為彈性,另外郵件服務亦有佐證的效用。

而說到郵件服務,一定會想到:不是有免費的可以用嗎?為什麼市面上還有這麼多郵件服務需要另外付費呢?到底差別在哪裡?不能用免費的就好嗎?等等諸多問題。


免費郵件與付費郵件有什麼差異嗎?

免費的郵件服務雖然也能讓您達到郵件收發的功能,看起來該有的功能也有,EX:能夾帶附件、也有通訊錄能使用,但是在郵件服務的穩定性、專業性及可用性上,並沒有像付費郵件般來得有保障,尤其服務是免費的,與使用者並沒有明確的對價關係,因此當服務發生問題無法運行時,也不太會有正式的緊急應變措施與服務可恢復使用的明確時間,此外,一般服務發生問題後,最令人害怕的資料遺失問題,也會是使用免費郵件服務時需特別注意的,很可能一次問題的發生,所有的重要資料就一去不回,找不回來了!


為什麼要使用付費的郵件服務呢?付費郵件有哪些特別之處?

付費郵件服務是依使用對象而開發的服務,在郵件能提供的功能及客服支援程度與即時性上都會優於免費郵件,其中,與免費郵件服務最明顯可直接看出的差異是,一般免費的郵件服務,在使用者的信箱帳號 @ 後面,是無法帶上使用者自己註冊的網域的,只能使用免費信箱提供的網域(例:XXX@yahoo.com.tw),而付費郵件則能讓您使用自己的網域,讓您的郵件信箱更顯專業。

除此之外,由於付費郵件服務會依使用對象來開發,都會有其專屬特色,以 Cloudamx 匯智提供的 OfficeMail 企業郵件服務來說,是專門為了企業商務使用需求而設計的,除了基本的郵件服務所具備收發信件與通訊錄功能外,因應商務信件往來量龐大的特性,以搜尋引擎為核心技術所開發的多因素搜尋功能,能讓使用者快速精準的找到所需信件,另也有管理者權限概念的功能,讓企業用戶能做到員工郵件帳號控管需求;此外,在安全性上也非常重視,所有信件的傳遞都採 SSL 做加密傳輸,並做到垃圾、釣魚信件防護及黑名單機制,讓您在商務使用上更為安全。

而為保障企業用戶郵件服務使用的穩定,郵件系統由 Cloudmax 匯智負責維護,除了無時無刻均監控系統的運行及使用情況外,亦會定期進行安全性更新與升級作業(包含設備汰舊換新等),同時也提供 24 小時技術客服支援,當用戶使用上遇到問題時,隨時能找到人可以諮詢,並順利排除問題。


您是商務上要使用的郵件嗎?那更是該使用付費的郵件服務!

看完上述二點,其實應該不用多說什麼就知道為什麼商務用的郵件更該使用付費的了吧!

企業的郵件每一封都是具備含金量的,且每一封都非常重要,而做為與夥伴及客戶溝通的工具,服務的穩定性與安全性是絕對不容忽視的。您能想像您的郵件系統掛掉一週都不能使用嗎?我想不用一週,在現在資訊傳遞極度吃重的時代,10 分鐘不能收發信件就會要人命了!

以下重點列出幾個商務郵件必須採用付費的原因:

  1. 將公用與私用電子信箱拆開,公私分明提高工作效率,避免混亂
  2. 能保障郵件服務可用性,服務難免會發生問題,但您找得到人解決
  3. 符合商務使用的郵件功能,無論是企業在系統服務的管控上或是給員工使用的工具上都能完美加分
  4. 所有往來信件均有 log 紀錄可追溯,郵件系統亦有資安防護的設計,服務使用起來更佳安心與放心
  5. 可帶上企業專屬的網域做為郵件地址,每一封信件往來都在都代表著企業品牌形象與印象的建立,隨時在為您的企業品牌提升信任度
  6. 可額外搭配郵件備份服務來強化郵件系統完善度,保障數位資產的安全,除了防止信件誤刪/惡意刪除的人為問題外,亦可做為人員交接、內部教育訓練查核、企業通訊備存問題,可有效降低勒索病毒、勒索詐騙信件等危害與風險

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首圖來源: Pixabay / gabrielle

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