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線上協作平台:維持團隊產能的重要角色 – 後疫情時代之 BCP 企業持續營運計劃策略思維 Part 2

線上協作平台(Online Cooperative Platform 或 Platform co-op 或 Platform Cooperativism)。在另外一篇文章曾經提到,線上視訊會議是在後疫時代對於 WFH 效率及產能很重要的工具之一。(文章參考:挑選線上視訊會議系統的不同面向,掌握 WFH 效率與產能 – 後疫情時代之 BCP 企業持續營運計劃策略思維 Part 1)什麼樣的線上協作平台才能滿足大家遠距辦公所需要的功能,縮短原本工作與遠距工作情境的差距、盡量維持原有習慣、同樣地容易取得資源,讓效率及產能持續發揮,是許多企業在防疫長久戰當中尋求 BCP 及數位轉型很重視的課題。 

因為產業類別與職務屬性的不同,市面上推出林林總總的各式線上協作平台,而各種協作平台功能、介面、流程在設計上,其實都有它們各自想解決的問題。我們可以大致將平台面向分為兩個出發點: 

  • 為了解決「事務」(檔案、資訊流)的問題,還是… 
  • 為了解決「人」(溝通與理解)的問題?  

一間公司能運作得順暢,先不論職務與專業不同,只要是人聚在一起一起,在溝通上都會有一定程度的困難、誤解或障礙;因此,要用一個平台把人聚集在一起、把事情組合起來,同時順暢的運作,真的不是一件簡單容易的事。筆者使用過的線上協作平台就鮮少有一個平台能同時解決「人」也解決「事」。接下來我們會以一個 40 人左右的中小企業為單位來跟大家簡單介紹並評比幾個常聽到、最容易習慣、最容易導入的線上協作平台(往下看,還把所有連結都整理給你囉!),以及探討企業該如何運用線上協作平台並為其訂定導入效益目標。 

線上協作平台屬性簡單看 

一、為了解決「事務」(檔案、資訊流)的問題 

關於線上協作平台的安全性,在為了解決「事務」的問題上,除了要注重讓檔案的存放、共同編輯與分享更加方便流暢、貼近人性以外,更需要注重安全性。因為每一個編輯步驟與版本,都是企業很重要的智慧財產。 以往常遇到的需求情境就是資料夾檔案共享以及部門之間權限的分配與連線的安全。  

二、為了解決「人」(溝通與理解)的問題 

承上,除了安全以及檔案與資訊流以外的事務,舉凡創意發想、議題討論、意見註解、結論收斂、確認決策、視訊及非視訊之線上溝通、任務發派、知識傳承、訊息確認與任務驗收等…其他在平常上班時間想得到的事務,皆可納入溝通與理解的範疇內。 

TIPS:
*. 線上協作平台不要完全當作企業資料庫來用。
(因為資料庫還牽涉到資料寫入編輯等資訊安全措施如交錯處理等)
*. 線上協作平台應該考慮:安全性、易用性、損失賠償及導入規劃與教學服務。
*. 應考慮企業使用行動裝置及桌機的比例,來選擇有支援 APP 或 Mobile Friendly 的線上協作平台。

線上協作平台整體評比 

前面說過,我們以 40 人左右並且有分部門的組織單位來看,筆者跨團隊針對幾個知名線上協作平台實測過後認為,若以「費用符合效益、技術安全可靠、有品牌商譽、易導入上手且台灣有廠商提供導入與教學服務」這幾點來評比: 

  • 可同時滿足「事務」與「人」兩者的線上協作平台有
    1st. Microsoft 365 商務進階版 Microsoft 365 Business Premium。
    2nd. HCL Connections ( 以往名稱為 IBM Connections,IBM 在前幾年賣出該事業後,現更名為 HCL Connections)。
  • 主要滿足「事務」需求的線上協作平台有
    G-Suite Essential。(包含 Google Docs、雲端儲存空間及視訊會議,現在至 2020/9/30 前還有提供免費申請哦! )
  • 主要滿足「人」需求的線上協作平台有
    1st.  Microsoft Teams(若搭配 Microsoft 365 全功能,對企業幫助將更為完整) 
    2ndMicrosoft To Do(以往名稱為 Wonderlist, Microsoft 微軟在 2015 年收購 Wonderlist 與其德國新創公司 6Wunderkinder 後,現更名為 Microsoft To Do)
  • TIPS:
    *. 使用單位為營利單位,就應該選擇有高知名度及可信度品牌,使用上才能獲得保障 。
    *. 若單位具備 20 人左右,就應該注重本地有代理商,中文無時差的協助您排除障礙及導入教學。
    *. 除了上述以外,若是個人或小團體需要使用,例如讀書會,則還有 MiroLiveBoardQuipXMindTrello、 Slack、 MindMeister 可以選用,這幾個軟體大部分有支援行動裝置或平板,但有的尚未支援中文語系,且網路節點多數在國外,筆者實測網路速度反應較慢,使用起來也覺得大部分是為了解決「人」在溝通理解上的障礙,相對於檔案存放、分享、共同編輯或版本控管,功能上來得薄弱了些。
    *. 當然還有更高端的選擇,可以用到 Microsoft 365 E5 就包含了完整的 Microsoft 365 商務進階版加上 Microsoft To Do,或找系統整合商自建。 

    線上協作平台如何訂定導入計畫 

    在這裡要先定義一件事,也就是導入線上協作平台的兩個目的:為公司提升產能以及為公司傳承智慧資產。 

    整理出導入心法,包含幾個簡單的步驟,讓大家能套用在自己單位的個別情況上: 

    1. 必須先將職務分門別類 (一個 40 人的單位,應該會有幾種主要的職務類別如:業務、會計、客服、行政或助理;甚至有的單位包含技術、專案、開發、採購) ;
    2. 定義不同職務的產能重點需要用到哪些功能 ;
    3. 理出不同職務”個別”及”共通”的智慧資產各有哪些值得保留?並且該傳承給一代代新人,每一代也能編輯、更新,並保有歷代版本的資料,年代更迭後仍能成為公司的本體價值 ;
    4. 承上,確認這些智慧資產保留與傳承所需的功能 ;
    5. 每個部門都能有一位負責人專職掌握整個導入專案,最好能由有經驗的代理商來協助導入 ;
    6. 最後,請謹記線上協作平台是一個工具,千萬別被工具所具備的功能給綁死,應由公司先依據以上心法理出公司價值所在,再來評估需要的工具。

    TIPS:
    導入心法 – 企業能維持並提升團隊產能、能傳承智慧資產,保持企業本體價值,遠高於線上協作平台導入成本。

    線上協作平台如何評估目標與效益 

    一個設計友善的線上協作平台加上一個 40 人左右的單位,若有廠商輔助,通常能至少在兩三個月左右從教學至導入全數執行完畢,第三個月是開始熟悉並習慣線上協作的模式。 

    而既然都已經採用,則要設定評估目標與效益的時間點與項目,提供大家參考: 

    1. 目標可以設定為上線率、資料增長率或 WFH 的任務達成率或執行時間效率 ;
    2. 半年檢視一次 ;
    3. 檢視的項目包含:協作平台的上線率、活動率、資料增長率 ;
    4. 檢視的依據為上一段提到的:是否有為公司維持並提高產能與效率? 是否有達到知識傳承的目的?

    TIPS:
    *. 有的公司採用心得簡報、提案競賽或定期考試的方式了解導入成效。
    *. 個人認為從平日任務管理當中觀察任務達成率更能評估線上協作平台導入的效益,例如觀察團隊成員與跨團隊的協作流暢度,是否有解決以往常出現的問題,例如溝通不良、意見不合、責任分配不均等爭議。

    本篇以不同的面向來探討線上協作平台本身的角色以及該為公司團隊帶來的效益,並分享一些企業線上協作平台導入與效益評估的經驗;當然企業各自有導入預算,但真正有價值的是:企業能維持並提升團隊產能、延續智慧資產的傳承。 企業本體價值更遠高於線上協作平台的導入成本,企業應從 BCP 的角度來培養足以對抗天災人禍的健壯體質,確保能維持公司團隊的永續經營。 

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