#WFH 視訊會議系統分享 – Microsoft Teams 功能有哪些?免費與付費有什麼差異?值得導入嗎?

前陣子有一則蠻有趣的新聞,一位老闆與員工進行視訊會議時,因好奇而不小心誤開了會議系統上的特效功能,將自己變成了一顆「馬鈴薯頭」,但又不知道該如何關掉這個可愛的特效,最後只好頂著「馬鈴薯頭」造型進行會議,而這個有著可愛特效的視訊會議系統其實就是 Microsoft Teams。Microsoft Teams 是微軟推出的商用服務,其實服務已推出一段時間了,而近期因全球企業 Work From Home 的需求及各國的邊境封鎖政策,使得 Microsoft Teams 這類服務大幅掀起討論熱度。

企業及教育單位因疫情影響而受到的首要衝擊就是無法面對面溝通這件事,因此這次被搬上台面討論的眾多系統服務裡,很多都是主打解決遠距溝通單一件事,而 Microsoft Teams 與市面上多數僅主打視訊會議服務最大的不同在於:

Microsoft Teams 不單只是一套遠距會議系統,Microsoft Teams 的服務內容涵蓋了視訊會議、文字訊息、通話、協同作業這些功能,是一套能解決遠端會議需求同時又能讓分隔在不同地點的同事們仍能協同作業,共同完成一些專案工作的系統,是一套更完整及全面性的雲端化遠端工作協作平台。


Microsoft Teams 功能

Microsoft Teams 服務介面提供七個大功能分類,分別是活動、聊天、團隊、行事曆、會議、檔案及應用程式,Microsoft Teams 的功能就是由這幾個分類集結而成,能達到以下事項:

遠端視訊會議:

  • 進行多人線上視訊會議,可自由選擇採視訊方式或是以語音的方式進行會議。
  • 於會議中可分享螢幕畫面或文件功能,可以設定分享給特定人或全部與會者,並且也可設定是否開放編輯權限給所有或特定人員,可於會議中一同編輯檔案內容。
  • 可預先排程會議或隨時開啟一場會議,並支援會議錄製、會議時自訂背景等功能。

團隊討論與訊息溝通:

  • 支援團隊或專案討論需求,可依部門或專案需求創建獨立的團隊,也可在團隊中再依需求切分出頻道,就像是部門中又有各別獨立運作的專案團隊般,能將專案人員分組的概念,切分出不同的專案小組。
  • 每個團隊及頻道(即部門及專案小組)都擁有獨立的討論區、檔案分享區等,能讓專案的運作與溝通更精確也更不雜亂。
  • 將 Skype for Business 功能整併,可進行 1 對 1 的文字聊天討論、通話、視訊等,亦可依需求加入其他人,建立群組對話。
  • 無論是團隊或是聊天的討論功能,均支援使用文字訊息、貼圖訊息、語音訊息、地點分享等功能,也都可隨時傳送檔案給對方,溝通非常方便。
  • 支援「@」 Tag 功能,就算分屬於不同的團隊中也能快速查看與你相關的訊息,就像擁有個智能小秘書般讓您不漏接資訊。

團隊檔案控管與協同作業:

  • 不同的團隊及專案均能建立專屬的檔案庫,除了更方便掌握各別專案的檔案外,也能讓專案人員都能即時取得最新版本的檔案,避免資訊不一致情況。
  • 支援資料夾分層分類,如同在個人電腦中分類檔案般便利,並記錄檔案最後一次修改記錄與修改者資訊,或結合 SharePoint 的版本歷程紀錄。
  • 支援於 Teams 上直接進行檔案閱覽與編輯,如:Word、Excel、PowerPoint 等文件檔,於編輯過程中亦會隨時自動儲存,不怕電腦當機或突然停電遺失檔案。
  • 支援多人同時編輯一份文件,於編輯過程中亦可即時與同時在編輯該份文件的人員討論想法,且無須跳出編輯畫面。
  • 可將常用的檔案、特定文件或外部資訊建立為快速索引標籤,加速工作效率省下常用檔案的尋找時間。

外部應用程式整合:

  • 支援外部應用程式整合,可將您常用的外部應用程式整併至 Teams 中,如: Evernote、Trello、GitHub 等等,讓您只需在 Teams 裡就能完成更多工作。

Microsoft Teams 免費與付費的差異

微軟針對 Microsoft Teams 服務有推出免費版本,當然免費版本與付費版本在功能及提供的規格與支援會有不同,Microsoft Teams 免費與付費的差異可看下表:

Microsoft Teams 免費版Microsoft Teams in Microsoft 365
團隊與聊天
無限制交談訊息與搜尋VV
來賓存取VV
應用程式與服務整合140+Apps200+Apps
檔案儲存空間每個使用者 2 GB,整個團隊共用 10 GB每個使用者 1 TB
操作使用平台Office OnlineOffice Desktop Apps
線上會議 –
1:1 和群組線上音訊及視訊通話VV
螢幕分享VV
排定會議V
會議錄製V
電話通話和音訊會議V
商務應用工具 –
Exchange 電子郵件主機託管及自訂電子郵件網域V
OneDrive、SharePoint 及其他 Microsoft 365 服務V
Office 應用程式商用授權V
系統管理與資訊安全 –
管理使用者和應用程式的系統管理工具V
99.9% 以財務為後盾的 SLA 運作時間V
可設定的使用者設定與原則V
多因素身份驗證V

雖然 Microsoft Teams 有提供免費的版本,但在功能上仍有些限制,若希望能發揮更完全的功能及擁有更連貫的團隊協同工作體驗,可評估升級至付費版本。

Microsoft Teams 是一項整併在 Microsoft 365 產品下的服務,Microsoft 365 集結了包含 Office 應用程式、Exchange 商務郵件、OneDrive 雲端儲存空間及 Teams 與 SharePoint 等這類可以進行線上會議與協同作業服務的產品,是以企業行動辦公為發展方向設計出來的一系列產品方案,透過這些看似獨立運作的服務各別擁有的特色及技術,再相互搭配應用與結合,打造出更有系統、更為順暢及便利的雲端辦公室工作環境,也讓使用者在遠距工作時更為得心應手。

有關 Microsoft 365 方案細節本文就不贅述了,對於 Microsoft 365 服務有興趣的讀者可以參考 https://www.cloudmax.com.tw/product/office-365 服務說明。


另外也一併整理出以下幾個大家經常會問到的問題,希望能讓大家無論是對 Microsft Teams 或是 Microsoft 365 都有更清楚的了解。

當然,若您不想自己看也沒關係,打電話來問也是很可以的唷!


1. 可以單獨購買 Microsoft Teams 嗎?

Microsoft Teams 是一項整併在 Microsoft 365 產品下的服務,是無法單獨購買的,因此若您有付費版本的 Microsoft Teams 需求,直接參考 Microsoft 365 的方案即可。 Microsoft 365 方案及價格:https://www.cloudmax.com.tw/product/office-365


2. Microsoft Teams 可以同時幾人在線視訊會議?

免費與付費版本均為 250 人。


3. Microsoft Teams 免費版有申請限制嗎?

Microsoft Teams 免費版任何人都能註冊。


4. 原本使用免費版的 Teams,若要升級到付費版的資料能保留嗎?

從 Teams 免費版直接升級為 Microsoft 365 商務標準版或商務基本版的客戶不會遺失任何資料,請不用擔心。


5. 如何購買 Microsoft Teams 或 Microsoft 365 呢?

您可以直接來電 (02) 27187200 或來信 service@cloudmax.com.tw ,我們的服務專員能協助您。

* Cloudmax 匯智為微軟認證的合作夥伴,也銷售 Microsoft 365 及微軟其他商用授權已久,能為您分析及推薦適合的服務方案,若有跨產品、跨方案的整合性需求也能幫您解決。


5. 似乎有聽說 Office 365 改名了?Microsoft 365 又是什麼呢?

沒錯!Office 365 已經改名了,Office 365 已於 2020 年 4 月 22 日正式更名為 Microsoft 365,針對更名的部份我們有特別撰寫了一篇文章說明,想了解細節的可以參考 Office 365 改名為 Microsoft 365 對使用者有比較好嗎?有免費有好康?六大差異帶你看出秘辛 一文。


最後,真心覺得用「馬鈴薯頭」開會實在太有趣了,下次若有創意動腦會議的話,強制要求所有與會者都使用特效參與會議吧,說不定會有意想不到的創意大爆發唷!


首圖來源: Pixabay / Foundry

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