電腦中毒!信件遺失怎麼辦?企業郵件無上限備份幫助您完整備份,輕鬆查找每封信件!

信件消失怎麼辦?企業郵件無上限備份幫助您完整備份,輕鬆查找每封信件!

在日常電腦使用上,往往會遇到信件找不到,或是郵件系統因故障及意外而導致信件消失等情況,透過使用 OfficeMail 企業郵件備份服務可以挽救消失的信件,接下來我們將教大家如何運用 OfficeMail 企業郵件備份中的「多因素搜尋」來找回這些信件,並透過匯出備份及轉檔的流程,讓這些從郵件備份服務上下載回來的信件,能放回到 Outlook 信箱,接下來跟著以下步驟操作就對了!(如果您想要了解信件轉移,請參考 如何匯出舊信件或轉移舊信件到新信箱?

若想直接看影片,請見連結,想查看其他郵件設定或常見問題,可以參考操作手冊頁面產品頁 FAQ

步驟概要:
Step 1. 使用多因素搜尋功能及匯出備份郵件
Step 2. PST 轉檔作業

Step 1. 使用多因素搜尋功能及匯出備份郵件

■ 什麼是郵件備份? 請見下方知識補充

1-1. 先進到 Cloudmax 主網,點選右上方的「登入」找到「OfficeMail 企業郵件備份」

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1-2. 進到 OfficeMail 企業郵件備份登入頁 後,輸入您的帳號密碼並登入

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1-3. 進到郵件備份介面後,上方有多種查找的條件,多種條件的多因素搜尋功能

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1-4. 選完後點選「直接匯出」

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1-5. 視窗中格式選擇「PST」後,點擊「確定」

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1-6. 成功視窗跳出後,點選「前往結果」

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1-7. 在匯出結果的頁面右方,出現「工作完成」字樣,點選右方的下載圖示,即可下載

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Step 2. PST 轉檔作業(下載下來後為打包檔,透過此步驟才能合併為 PST 檔,以供 Outlook 開啟使用)

2-1. 找到剛從郵件備份平台下載下來的壓縮檔,點擊右鍵解壓縮

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2-2. 進到解壓縮完的資料夾內,點選 eml2pst.bat

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2-3. 看到「命令提示字元」的畫面,就讓它自己運行轉檔作業即可

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2-4. 待「命令提示字元」視窗消失後,可以發現 PST 檔就出現在資料夾內,這樣轉檔作業就完成

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對於以上郵件匯出及轉檔教學,若有疑惑或問題的,也歡迎留言給我們,我們也將一一為您解答!

本篇知識補充:

(詳細文章解說,請見 常見的郵件備份,其實都不是真的備份?

什麼是郵件備份?
郵件備份是指在另一個平台上做郵件保存,萬一郵件丟失、刪除、無法救回的時候,郵件備份就可以讓您輕鬆恢復並找回原本的郵件;理想的的企業郵件與備份機制,具備完整性、自動性、異地異機性、人員管理監控特性,讓您無需多做任何事情,郵件就能疏而不漏的完整保留。

  • 異地異機備份:這是多數企業常常容易忽略的一環,因為許多管理者在保存郵件後,會因成本與管理考量,只將郵件備份在同個地方,或是因郵件空間大,而忽略了異地異機備份的重要性。所謂的異地異機備份,就是將所有郵件同時保存於其他地方的其他伺服器上,讓同一個時間內,就有兩個環境同時保存著郵件資料,此目的是當一地發生故障或是遺失時,還有另外一處可查到資料,也是所謂的「不要將雞蛋全放於同個籃子」道理。

  • 完整郵件備份:雖然採條件式備份也是一種管理方式,但若是只保留含特定條件的郵件,還是難保以後要查詢其他郵件時,無法找到相關資料,因此建議企業還是盡可能保留所有商務往來郵件,多一封郵件就為您的企業資產多一份保障。

  • 自動化備份:建議郵件備份的時間不要與實際接收的時間相距太遠,若可以的話,採自動化備份為佳,以 OfficeMail 企業郵件所提供的的郵件備份為例,只要設定好,往後您每寄出一封信,就能自動備份,不需要再額外花費時間與人力手動備份,更同時降低人為影響,也支援企業常使用的 Microsoft 365 與 Gmail。

  • 系統化郵件管理:若是採用匯出檔案的郵件保存方式,當有調閱信件需求時,就需要重新匯入收件匣,再利用特定關鍵字於茫茫信海中搜尋郵件,相當耗費時間。不過目前許多郵件與備份服務商,例如:OfficeMail 企業郵件,都有提供管理監控後台,讓管理者可透過系統化的介面,直接管理企業所有在職與離職員工的郵件,甚至直接利用這些後台,制定郵件安全規則,防止含有隱私資料的信件擅自被轉寄或是複製,降低 IT 人員在郵件管理上的所耗費的時間,使人力有更充分有效的運用。

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