或許是有感於世事難料，或是曾發生難以挽回的悲劇，現在有越來越多企業了解「資料備份」的重要性，甚至是近期當我們為客戶進行雲端服務導入規劃時，業主都會主動詢問該如何為企業資產進行備份。不過，在備份服務的選擇上，由於市面上各種方案支援與價格級距甚大，動輒上百萬、或是幾千塊的都有，要如何選擇真正符合企業資料備份需求的解決方案，考驗著 IT 人員的判斷力。以下分享從 Cloudmax 匯智的角度，企業需要考慮的六大關鍵指標。
1. 備份的標的
首先需要了解備份的標的是什麼，通常會有幾項分類，例如：企業網站、客戶資料、訂單管理、企業營運類文件等等，而在這些文件中，又可以區分機敏性資料，與一般性資料。通常攸關企業營運的網站、產銷庫存、會員名單等資料，都該列為最重要且需要完整備份。Cloudmax 匯智資訊會建議客戶，重要資料就該採取異地加異機的備份機制，同時放於台灣與國際機房，並定時定期同步資料，做到備援機制，當現行主機真的發生問題，就能馬上將主服務切換至備援機，以維持服務正常運作。
2. 方案的計價方式
備份的計價方式有許多種，常見是以帳號或是儲存空間最為分類依據。建議企業可以評估員工人數與需要儲存的檔案大小，同時考量未來資料的擴充性。以 IBM Connections 服務為例，此應用雖然標榜著是建立企業社群，但其內部所提供的檔案上傳空間卻達無上限，可當作檔案儲存空間；又或是 Office365 每個帳號就擁有 1 TB 儲存空間與 50 GB 郵件空間，每天不到 10 元就能擁有。這些服務對於台灣中小企業而言，實則都可以作為資料備份的方式。建議企業在經營初期，先以符合經濟效益的方式建立企業的備援機制，再根據發展需求擴充，建立更完善與周全的備份存取制度。
3. 資訊安全的保全
資料備份，其實某種程度上我們會稱其為資安一環。資料安全了，才能讓企業經營更順利。因此不僅是要備份，備份的方式是否符合資安標準，更是企業需要關注的焦點。企業在選擇資訊服務提供商時，需要先了解其資料保全的機制是否安全，檔案的上傳下載、與分享是否在加密狀態下進行，該廠商是否曾發生資安事件等條件。另外，若像要客製化建立更安全的備份備援，建議可以用 VPN 來保全企業的備份備援機制。
4. 備份的週期性
備份的週期有分即時備份、與每日、每週、每月與自訂備份週期，此週期其實並沒有一定的好壞之別，全需要依據企業對於資料的保管方式而異，例如若企業只是需要定期備份文件或是合約等資產，其實不需要即時或是每日的備份，因為這些文件的變更並不會時時發生，反之若是庫存或是訂單與客戶資料的更新備份，因每天都會有異動或是有即時性需求，或許就需要更短的備份週期。
5. 資料還原與版本紀錄
備份的方案有分為差異備份、增量備份、與完整備份，關於這兩者的差異，日後我們會在另闢主題說明。在此要強調的是，多數備份服務供應商都會提供歷程版本的紀錄，並約定各版本的保留期限，以備不時之需，當企業資料需要回復到前一版時，就能馬上取用並更新。
6. 附加服務的加值
除了主機的異地異機備份、備援外，現在多數雲端備份服務還提供更多的加值應用，例如文件共享、協同編輯、分權瀏覽等，讓企業的檔案儲存不僅僅只能存，還能善加應用，運用團隊化的管理及編輯，提升資料處理效率與應用，讓組織發展更具潛力。
備份就像是保險，企業不能存著僥倖心態而忽視備份的重要性，畢竟企業若要能達到永續經營，或是讓組織經營更有脈絡邏輯，就要小心呵護這些重要資產安全！
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