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沒看這六大指標,小心選錯企業的備份機制

或許是有感於世事難料,或是曾發生難以挽回的悲劇,現在有越來越多企業了解「資料備份」的重要性,甚至是近期當我們為客戶進行雲端服務導入規劃時,業主都會主動詢問該如何為企業資產進行備份。不過,在備份服務的選擇上,由於市面上各種方案支援與價格級距甚大,動輒上百萬、或是幾千塊的都有,要如何選擇真正符合企業資料備份需求的解決方案,考驗著 IT 人員的判斷力。以下分享從 Cloudmax 匯智的角度,企業需要考慮的六大關鍵指標。

1. 備份的標的

首先需要了解備份的標的是什麼,通常會有幾項分類,例如:企業網站、客戶資料、訂單管理、企業營運類文件等等,而在這些文件中,又可以區分機敏性資料,與一般性資料。通常攸關企業營運的網站、產銷庫存、會員名單等資料,都該列為最重要且需要完整備份。Cloudmax 匯智資訊會建議客戶,重要資料就該採取異地加異機的備份機制,同時放於台灣與國際機房,並定時定期同步資料,做到備援機制,當現行主機真的發生問題,就能馬上將主服務切換至備援機,以維持服務正常運作。

2. 方案的計價方式 

備份的計價方式有許多種,常見是以帳號或是儲存空間最為分類依據。建議企業可以評估員工人數與需要儲存的檔案大小,同時考量未來資料的擴充性。以 IBM Connections 服務為例,此應用雖然標榜著是建立企業社群,但其內部所提供的檔案上傳空間卻達無上限,可當作檔案儲存空間;又或是 Office365 每個帳號就擁有 1 TB 儲存空間與 50 GB 郵件空間,每天不到 10 元就能擁有。這些服務對於台灣中小企業而言,實則都可以作為資料備份的方式。建議企業在經營初期,先以符合經濟效益的方式建立企業的備援機制,再根據發展需求擴充,建立更完善與周全的備份存取制度。

3. 資訊安全的保全 

資料備份,其實某種程度上我們會稱其為資安一環。資料安全了,才能讓企業經營更順利。因此不僅是要備份,備份的方式是否符合資安標準,更是企業需要關注的焦點。企業在選擇資訊服務提供商時,需要先了解其資料保全的機制是否安全,檔案的上傳下載、與分享是否在加密狀態下進行,該廠商是否曾發生資安事件等條件。另外,若像要客製化建立更安全的備份備援,建議可以用 VPN 來保全企業的備份備援機制。

4. 備份的週期性 

備份的週期有分即時備份、與每日、每週、每月與自訂備份週期,此週期其實並沒有一定的好壞之別,全需要依據企業對於資料的保管方式而異,例如若企業只是需要定期備份文件或是合約等資產,其實不需要即時或是每日的備份,因為這些文件的變更並不會時時發生,反之若是庫存或是訂單與客戶資料的更新備份,因每天都會有異動或是有即時性需求,或許就需要更短的備份週期。

5. 資料還原與版本紀錄 

備份的方案有分為差異備份、增量備份、與完整備份,關於這兩者的差異,日後我們會在另闢主題說明。在此要強調的是,多數備份服務供應商都會提供歷程版本的紀錄,並約定各版本的保留期限,以備不時之需,當企業資料需要回復到前一版時,就能馬上取用並更新。

6. 附加服務的加值 

除了主機的異地異機備份、備援外,現在多數雲端備份服務還提供更多的加值應用,例如文件共享、協同編輯、分權瀏覽等,讓企業的檔案儲存不僅僅只能存,還能善加應用,運用團隊化的管理及編輯,提升資料處理效率與應用,讓組織發展更具潛力。

備份就像是保險,企業不能存著僥倖心態而忽視備份的重要性,畢竟企業若要能達到永續經營,或是讓組織經營更有脈絡邏輯,就要小心呵護這些重要資產安全!

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圖片來源:myrfa / pixabay.com