專案管理執行工具 - 原來 Microsoft 365 裡藏了這麼多功能，Microsoft 365 功能介紹
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專案管理執行工具 – 原來 Microsoft 365 裡藏了這麼多功能，Microsoft 365 功能介紹

本文將 SharePoint、Planner、Projects、Visio 服務列為專案管理報執行工具篇。微軟 Microsoft 365 整合了多種服務，包括 OneDrive、Teams、Outlook、Word、Excel、PowerPoint、SharePoint 等，這些服務分別提供了協作、溝通、文件管理、雲端儲存、生產力工具等功能，能滿足個人、家庭、學生和企業在不同時期的使用需求。

在 Microsoft 365 Portal 中可以看到您購買的方案所提供的服務列表，我們將這些服務分為溝通與共編協作、記事本與手札、文書處理與報表工具、專案管理執行工具及串流及銷售生產力工具五個主題來做介紹，希望能讓大家快速的對 Microsoft 365 中所提供的服務功能有個基礎的概念。

SharePoint、Planner、Projects、Visio 服務功能介紹如下：
1. Microsoft SharePoint 功能介紹
2. Microsoft Planner 功能介紹
3. Microsoft Project 功能介紹
4. Microsoft Visio 功能介紹

▌Microsoft SharePoint 功能介紹

Microsoft 365 SharePoint 功能介紹

Microsoft SharePoint 是一個企業級的協作平台，用於創建和管理內部網站、文件庫和協作工作區等。

Microsoft SharePoint 具有以下功能和特色：

  • 網站和網頁創建：使用 SharePoint 可以輕鬆地創建企業網站、網頁和部落格，並自訂外觀和配置。
  • 文件庫和列表：SharePoint 提供了一個中央儲存庫，用於儲存和管理企業文件、圖片、影音和其他文件，同時也可以創建列表，用於追蹤和管理各種數據和任務。
  • 協作和共享：使用 SharePoint 可以輕鬆地與同事、客戶和夥伴進行協作和共享，共享文件和資訊、編輯文件、討論問題和項目進度等。
  • 搜尋和發現：SharePoint 具有強大的搜尋功能，可以快速找到需要的文件和資訊，同時還可以推薦相關的內容和人員。
  • 工作流和自動化：使用 SharePoint 可以輕鬆地設計和實施各種工作流和自動化流程，並自動化業務流程和任務。
  • 安全和合規性：SharePoint 提供了嚴格的安全性和合規性功能，保護企業數據的安全性和隱私，同時符合法規和行業標準。

▌Microsoft Planner 功能介紹

Microsoft 365 Planner 功能介紹

Microsoft Planner 是一款任務管理軟體，可以協助使用者組織和分配任務，並追蹤進度。

Microsoft Planner 具有以下功能和特色：

  • 任務管理：使用者可以輕鬆創建、編輯和刪除任務，並指派負責人和截止日期。
  • 任務板：任務板可以幫助使用者組織和視覺化任務，並方便地追蹤進度。
  • 團隊協作：使用者可以邀請團隊成員加入 Planner，並與他們分享任務和進度。
  • 附件和評論：使用者可以在任務中添加附件和評論，方便團隊成員討論和共享資訊。
  • 通知和提醒：使用者可以設置通知和提醒，以確保任務在截止日期前完成。
  • 效能分析：Planner 提供了效能分析功能，可以幫助使用者追蹤團隊成員的工作效率，並進行改進。

▌Microsoft Project 功能介紹

Microsoft 365 Project 功能介紹

Microsoft Project 專案管理軟體，是個較為完整的專案管理工具，功能相較於 Planner 更加豐富和複雜，可以支援較大型的專案和更細緻的專案控制及甘特圖功能。若您是大型、較長時間的專案，需要很多跨部門或跨公司的合作，那採用 Project 會比 Planner 更為適合。

Microsoft Project 具有以下功能和特色：

  • 視覺化計畫：使用 Project，您可以輕鬆地建立視覺化的專案計畫，以幫助您理解和掌握專案進度。
  • 任務管理：Project 讓您輕鬆創建、分配和追蹤專案中的任務，並可設定時間表、優先級和資源分配。
  • 資源管理：Project 可以協助您管理資源，包括人員、設備和材料，以確保它們能夠在正確的時間和地點得到使用。
  • 課程管理：使用 Project，您可以建立課程表和時間表，以確保每個人都知道他們應該在什麼時候完成工作。
  • 報告與分析：Project 提供了強大的報告和分析工具，可以幫助您監控專案進度、資源使用情況和預算狀況，以及進行決策。
  • 與其他應用程式整合：Project 可以與其他 Microsoft Office 應用程式集成，如 Excel 和 SharePoint，以更輕鬆地共享資料和資訊。
  • 雲端存儲：使用 Project Online，您可以將專案資料存儲在雲端，以便隨時隨地存取和編輯。

▌Microsoft Visio 功能介紹

Microsoft 365 Visio 功能介紹

Microsoft Visio 也是個資料視覺化的軟體，主要用於製作組織圖、流程圖、網絡拓撲圖和平面圖的工具，能將複雜的結構有條理的梳理後，幫助工作流程能更順利進行。

Microsoft Visio 具有以下功能和特色：

  • 預製圖表和圖形：Visio 包含了多種預製的圖表和圖形，可用於快速製作各種圖表和流程圖。
  • 自定義樣式：使用者可以自定義圖表的樣式，包括顏色、形狀、線條樣式等等，以滿足不同需求。
  • 數據連接：Visio 可以連接到各種數據源，包括 Excel、SQL Server 和 SharePoint 等，以將數據可視化為圖表和圖形。
  • 協作和共享：使用者可以將 Visio 文件保存到 OneDrive 或 SharePoint，方便團隊協作和共享。
  • 自動布局：Visio 可以自動調整圖表的佈局，以使其更易於閱讀和理解。
  • 匯出與分享：使用者可以將 Visio 文件匯出為 PDF、PNG、SVG 格式，更方便分享應用。

Microsoft 365 中提供了非常多的功能，以上列出簡單的介紹與特色，有些服務功能看起來略為相似，但對應適合的使用者與工作內容會有不同，在選擇上可以多試用看看，再根據需求去選擇使用起來最上手的來使用，能幫工作的效率更加分唷！

若您還不太清楚 Microsoft 365 是什麼，那麼可以透過「微軟 Microsoft 365 是什麼？包含哪些工具？如何使用及付費？」一文來了解

若您想了解要單純購買 Office 就好，或是購買 Microsoft 的話，可看看「Office 2021 與 Microsoft 365 有何不同：方案比較、差異說明、如何選擇？」一文

了解 Microsoft 365 優惠方案可參考：Microsoft 365 雲端辦公室

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