第一次使用 Cisco Webex 就上手,Webex 使用操作教學-會議主持人篇

“今天想來分享的是一套最近實際使用後,覺得體驗感受度還不錯的 Cisco Webex 遠端會議系統,並且也提供使用的教學說明,希望資訊對大家有參考價值及幫助唷!

最近大家心中的英雄們應該紛紛換人當了吧?不然至少也要把排名順序大洗牌一下才對!只是到底是誰那麼大膽敢取代鋼鐵人跟美國隊長(maybe 還有其他數不清的英雄們…像是蝙蝠俠或超人)在我們大家心中的地位呢?那一定就是最近很熱門的口罩了!

哈,開玩笑的啦!最近因為疫情延燒、病毒擴散力太強的影響,全球企業紛紛都在進行 WFH (Work from home) 工作模式,並強烈要求戴上口罩並保持社交距離 (Social distancing)。對許多企業及商務人士來說,建立企業的 BCP 計劃為首要任務,而在這次的 BCP 計劃中能達成遠距工作的 遠端工作系統 (如建置 VPN 環境或其他方式)及能維持有效溝通的 線上會議系統就扮演了極為重要的角色。

Cisco-Webex-meeting

今天分享的 Cisco Webex 遠端會議系統是一套能輕鬆解決大家遠距會議需求的服務,系統可以分為主持人(創建會議的人)及與會者二個身份,只需由主持人註冊 Cisco Webex 的帳號就能建立會議室並邀請其他與會者加入,受邀的與會者可直接在無需建立 Webex 帳號的情況下直接參加會議。無論是主持人或與會者都可以不用安裝應用程式就直接開始使用,相當簡單及便利。

CiscoWebex 是一套很完整的雲端會議系統,提供的線上會議功能包含:

  1. 多人視訊會議、共享電腦畫面、共享檔案及應用程式、數位白版、文字訊息(公開及私訊)等功能。
  2. 於共享的電腦畫面上也能使用畫筆做註記或直接編輯分享的檔案,等於將實體開會所會使用到的需求都加入了。
  3. 針對無攝影機或無麥克風的用戶在使用上也不會卡關,支援僅以音訊模式參與會議,若是攝影機或麥克風均無也能加入,採用文字模式發言。
  4. 可以選擇使用電腦、平板或手機任一方式參與會議,也可將會議同步至附近的其他裝置設備非常便利。
  5. 系統支援會議錄製功能,儲存下來的會議可以於登入的平台畫面上看到。
  6. 系統提供深入解析功能,能針對你的使用情況及系統上使用的功能提供報表資料。

Cisco Webex 是一個能完美解決各種線上會議需求的解決方案。若您想了解更多 Cisco Webex 提供的服務內容及功能細節,或對於 Cisco Webex 服務在服務導入、購買上有問題,可以直接電洽 (02) 2718-7200 或郵件 service@cloudmax.com.tw Cloudmax 匯智詢問。


在開始使用 Cisco Webex 前可以先抓住三個要點,之後會清楚很多,那就是:

  • 創建會議的人(主持人)才需要擁有 Cisco Webex 帳號。
  • 受邀請參與會議的人(與會者)無需擁有 Webex 帳號即可使用。
  • 無論是創建會議的人(主持人)或參與會議的人(與會者),都可以無需下載任何應用程式就開始進行會議。

本文我們切出以下幾個「會議主持人」使用 Cisco Webex 服務的操作重點做說明。let’s go~~

一、如何申請 Cisco Webex 帳號
二、Cisco Webex 忘記密碼操作說明
三、如何開始使用 Webex 建立會議室
  關於排定會議
  關於開始會議
四、如何修改已建立的 Cisco Webex 會議內容
五、如何開始 Cisco Webex 建立的會議
  採 Web 應用程式(瀏覽器模式)進行會議
  採桌面應用程式模式進行會議

文末也完整提供 Cisco Webex 的基本介紹,若想直接看基本介紹的可以點這裡


Cisco Webex 操作教學 – 會議主持人部份

一、如何申請 Cisco Webex 帳號

* 創建會議的人(主持人)必須申請 Cisco Webex 帳號,當然若您經常會使用 Cisco Webex 進行會議,那申請一組 Cisco Webex 的帳號也是不錯的。

首先進入 Cisco Webex 首頁,點選畫面右上角的「Start for Free」按鈕。 (也可以直接點 https://cart.webex.com/sign-up-webex 連結,就會到註冊頁面了)

Cisco-Webex-Registration

接著就會來到註冊頁面(如下圖),於畫面中「電子郵件地址」區輸入你想用來註冊的郵件,接著點選「註冊」。

Cisco-Webex-Registration

於下一個畫面中選擇所在地及您的名字,接著按「繼續」即可。

Cisco-Webex-Registration

接著帳號就註冊完了,這時就可以去您用來註冊的郵件信箱裡點選確認信。

Cisco-Webex-Registration

於收到的確認信裡可以進行密碼設定,選擇信件裡的「建立密碼」即可進行密碼設定。

Cisco-Webex-Password-Mail

於下圖畫面中進行密碼設定即可。

Cisco-Webex-Password

補充:
用來註冊的郵件不限制使用的郵件服務廠牌,免費的郵件也可以,實際測試過 Yahoo 及 Gmail 免費郵件也都能進行註冊,但 Yahoo 免費郵件在註冊完當下無法正常收到通知信件,而 Gmail 則能立即收到。

若是沒收到註冊通知信件的話,是可以用忘記密碼的方式來設定密碼。


二、Cisco Webex 忘記密碼操作說明

* 若您忘記您的 Cisco Webex 帳號密碼,或註冊帳號後沒收到通知信無法設定密碼時,可使用此方式來解決。

進入 Cisco Webex 首頁,點選畫面右上角的「Sing in」,於展開的畫面中點選下圖所示的「Webex Meeting」即可進入服務登入畫面。(也可以直接點此連結:https://globalpage-prod.webex.com/signin

Cisco-Webex-meeting-sing-in

進入 Sing in 畫面後,先於下圖畫面中輸入您註冊的 Email,接著點選「Next」。

Cisco-Webex-meeting-sing-in

接著下方的密碼欄位就會出現了,點選下圖中的「Forgot Password?」,

Cisco-Webex-meeting-sing-in

於下圖畫面中輸入相關資訊,進行密碼重置即可。

Cisco-Webex-meeting-forgot-password

下圖是系統發出的忘記密碼重設通知信,點選信件中提供的連結才可以進行密碼重設。

Cisco-Webex-meeting-forgot-password

點下連結會到下圖畫面,於此畫面中輸入想使用的新密碼後,點選「確定」就完成了。

Cisco-Webex-meeting-forgot-password

三、如何開始使用 Cisco Webex 建立會議室

登入 Cisco Webex 平台後會看到下圖畫面,在首頁就可以直接建立會議了。Cisco Webex 平台上可以選擇要立刻開始會議或是排定之後要開的會議。

Cisco-Webex-meeting-create
首先我們先看「排定」會議:

排定會議指的就是預先安排的會議,也是比較常用的模式。

點選首頁的「排定」的按鈕後,會出現下圖畫面,預設會把基本一定要設定的內容呈現出來,跟著畫面上的項目輸入相應的資訊即可。

會議密碼可自行更改,但密碼必須符合系統安全性要求。

Cisco-Webex-meeting-create

會議的日期與時間設計的都很簡易及直覺操作,設定完資訊後按完成即可。(時區記得設定唷,登入系統後可以先至喜好設定的地方調整時區,這樣之後就不需要再調整了)

Cisco-Webex-meeting-create

出席者的部份指的就是要邀請參與這場會議的與會者,只需輸入與會者的 Email 即可。(不限定使用的郵件服務類型,免費信箱也沒問題唷)

Cisco-Webex-meeting-create

若對會議有特殊要求想設定的話,可以展開「顯示進階選項」的按鈕,這裡面可以設定更多細節的資訊,像是議程說明、是否限制一定要有帳戶(一般都不會勾選,這樣使用較為便利)、電子郵件邀請信中是否要提供密碼(一般都是不會勾選,就不用另外再發信通知密碼),另外還有會議前的提醒通知及會議系統細節功能的選擇。

Cisco-Webex-meeting-create

完成設定後就可以點選「開始」按鈕,這樣就完成會議預定了。此時系統也會同步自動發出會議通知給與會人員。

完成預定後會出現以下畫面,提供會議的基本資訊。

Cisco-Webex-meeting-information

創建會議的人(主持人)及受邀請參與會議的人(與會者)都會收到通知信件,信件內容如下:

  • 創建會議的人(主持人)收到的通信件內容
    主持人收到的通知信內容會有會議的基本資訊,並且可以直接加入你的行事曆。
Cisco-Webex-meeting-email
  • 受邀請參與會議的人(與會者)收到的通信件內容
    與會人員收到的通知信內容一樣會有會議的基本資訊,亦可以直接加入自已的行事曆。(若於設定會議時,在進階選項中的排定選項裡勾選了不包含密碼,則會議室的密碼就不會包含在這封通知信中唷!)
Cisco-Webex-meeting-email
接著我們看另外一個「開始會議」的按鈕:

這個可以做為急時性、臨時性的會議情況使用。由於是很即時的就會開立出會議室,因此在建立時會有下圖的「使用桌面應用程式」或「使用 Web應用程式」的選擇出現,有關 Cisco Webex「桌面應用程式」及「Web應用程式」的差異,可以看本文第五點、如何開始 Cisco Webex 建立的會議,在這點裡有詳細的介紹。

Cisco-Webex-meeting-start-a-meeting

點選「開始會議」後,畫面就會先要您選擇要以何種模式進行會議。

Cisco-Webex-meeting-application

選擇想採用模式後,會出現下圖畫面,點選開始會議就會立即打開會議室了。

Cisco-Webex-meeting-start-meeting

剛建立完的會議室只會有您一位,這時您就可以透過以下二個方式加入其他與會人員。

  • 方式一:輸入與會者Email 送出會議室邀請
    依下列圖示操作,將與會者的Email 輸入畫面中後按送出,這樣與會者就會收到會議連結,即可參與會議。
Cisco-Webex-meeting
Cisco-Webex-meeting
  • 方式二:提供會議室連結
    依據下圖操作方式將會議室的連結複製下來,轉貼給與會人員,與會人員即可加入會議。
Cisco-Webex-meeting

四、如何修改已建立的 Cisco Webex 會議內容

登入您的 Cisco Webex 後,在首頁下方會列出即將進行的會議區塊;在左側的功能列表中也有一個會議選單的選項,這裡也可以看到所有會議。

Cisco-Webex-meeting-information

直接點擊有修改調整需求的會議項目,即可進入下圖畫面,點選上方功能列的「編輯」圖示就可以修改會議內容了。

Cisco-Webex-meeting-information-edit

會議內容修改完後系統會自動再發送通知給相關人員。


五、如何開始 Cisco Webex 建立的會議

*創建會議的人(主持人)及與會者無論是否有安裝 Cisco Webex 應用程式,均能開始及參與會議。

主持人及與會者參與會議的方式稍有不同,按鈕名稱也不同,但 Cisco Webex都提供了「桌面應用程式」(需安裝)及「Web 應用程式」(不需安裝,直接使用瀏覽器)二種方式;若您是主持人的角色,請繼續往下滑,若您是與會者的角色,請見特別為與會者寫的這篇:第一次使用 Cisco Webex 就上手,Webex使用操作教學-與會者篇

至於這二種方式該如何選擇呢?我覺得可以簡單以使用頻率來選擇就好,只是臨時需要,並不常態需要用 Cisco Webex 來進行會議與溝通的話,那就使用瀏覽器即可;反之若是商務人士,經常有跨國跨地域會議需求,那就選擇安裝桌面應用程式會較適合您。

主持人開始會議的方式很簡單,可以從:

  1. 最簡單的方式就是從系統發送的通知信裡點擊會議連結,若您有將會議加入行事曆的話,這個方式會很方便。
  2. 有 Cisco Webex 帳號的使用者,可以登入 Cisco Webex Web 平台點選要開始的會議開會。
  3. 有安裝桌面應用程式的使用者可以直接從桌面應用程式開始會議。

註:主持人的會議按鈕會顯示「開始會議」;與會者的按鈕會顯示「加入會議」。

接下來視是否有安裝應用程式而會有不同的畫面,但操作模式略同,以下分別說明:

採 Web 應用程式(瀏覽器模式)進行會議

不想安裝任何程式的話,那就選擇用瀏覽器的方式加入會議,點選下圖中的「從您的瀏覽器加入」,這樣就能以瀏覽器模式加入會議了。

Cisco-Webex-meeting-web-join

點選「從您的瀏覽器加入」後會出現下圖畫面,這裡會需要先輸入您的資料,資料會出現在會議室內,讓會議室內的人知道你是誰,輸入完後點「下一步」。

Cisco-Webex-meeting-Attendees-information

接下來這一步視您是否已有登入 Cisco Webex 帳號而決定是否會出現,由於會議室是您開立的,若您沒登入 Cisco Webex 帳號的話,會在輸入完個人資訊後的下一步時,要求您登入 Cisco Webex 帳戶,如下圖。

Cisco-Webex-meeting-login

接著會出現下圖的畫面,直接點選「加入會議」,這樣就會開始連入會議室了。

Cisco-Webex-meeting-join
採桌面應用程式模式進行會議

若您是比較常態會使用的話,建議可以直接安裝應用程式,應用程式安裝過程滿快速的。 點擊會議的連結後,同樣會出現下圖畫面,此時若是還沒有安裝過 Cisco Webex 應用程式的人可直接點選畫面中的「立即下載」連結,這樣就會開始下載應用程式檔。而若是已有安裝桌面應用程式的,那就可以直接點選「開啟桌面應用程式」。

Cisco-Webex-meeting-application

此時可能有人會想,若是我沒安裝過桌面應用程式但我點錯了,點到「開啟桌面應用程式」怎麼辦?這不用擔心,系統會自動判斷並導至下載應用程式的頁面,如下圖。

Cisco-Webex-meeting-application

將下載後的檔案安裝即可,安裝的速度很快,不到20秒就能安裝完成。

Cisco-Webex-meeting-application

安裝完成後就會自動出現下圖畫面,點選「開始會議」就可以進行會議了。

Cisco-Webex-meeting-start-meeting

Cisco Webex 基本介紹

服務網址:https://www.webex.com/

功能:

  • 多人視訊會議、共享電腦畫面、共享檔案及應用程式、數位白版、文字訊息(公開及私訊)等功能。
  • 於共享的電腦畫面上也能使用畫筆做註記或直接編輯分享的檔案,等於將實體開會所會使用到的需求都加入了。
  • 針對無攝影機或無麥克風的用戶在使用上也不會卡關,支援僅以音訊模式參與會議,若是攝影機或麥克風均無也能加入,採用文字模式發言。
  • 可以選擇使用電腦、平板或手機任一方式參與會議,也可將會議同步至附近的其他裝置設備非常便利。
  • 系統支援會議錄製功能,儲存下來的會議可以於登入的平台畫面上看到。
  • 系統提供深入解析功能,能針對你的使用情況及系統上使用的功能提供報表資料。

優勢:

  • 可不安裝任何程式直接使用瀏覽器進行會議。
  • 提供桌面應用程式可安裝,無需登入Web介面也可使用。
  • 參與會議者無需註冊帳號即可加入開會。
  • 可即時開立會議,亦可提早預約會議時段。
  • 採 Email 即可設定與會人員,會議室創立完成同時自動發出通知。
  • 不限制使用者的 Email 系統。
  • 支援 Outlook、Office365、G Suite 行事曆加入。
  • 擁有專屬的會議室連結及密碼控管與會人員。
  • 支援 PC、手機、平板進行會議,亦有 Chrome 擴充功能可使用。

若您想了解更多 Cisco Webex 提供的服務內容及功能細節,或對於 Cisco Webex 有服務導入、購買的問題,可洽詢 Cloudmax 匯智資訊,(02) 2718-7200 或 service@cloudmax.com.tw


圖片來源: Pixabay / Alexeygy

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